Как управлять своим временем: Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Содержание

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

9 ошибок, которые мешают вам эффективно жить

Школа, университет. Пока мы учились то были полны энтузиазма и сил, а на время и его скоротечность совершенно не обращали внимания. Казалось все впереди и лишь вступив во взрослую жизнь мы поняли: катастрофически не хватает дополнительных эдак 10 часов в сутки.

И что мы начали делать? Лихорадочно метаться и суетиться, пытаясь втиснуть в один день как можно больше дел. Когда довели себя до нервного истощения, поняли, что надо заняться тайм-менеджментом. Начали скрупулезно подсчитывать каждую минуту. Мало что получалось и все чаще голову начали посещать мысли о посещении тренинга по тайм-менеждменту. Не спешите тратить деньги! Возможно, вам не удается справиться со временем лишь потому, что вы просто делаете одну (или несколько) из нижеперечисленных ошибок.

Мы подготовили для вас подборку полезной информации, которая поможет справиться с ошибками в управлении временем.

Что мешает вам эффективно управлять временем?

Отсутствие целей

Ваши цели нематериальны (не записаны) или же не сформулированы четко и измеримо? Это самая распространенная ошибка.

Очень сложно грамотно управлять временем, если не понимаешь, какие задачи приоритетны. А как понять их приоритетность, если нет конкретной цели, на которую должна ориентироваться вся ваша деятельность?

Какова ваша цель? Что вы хотите получить через год, два и больше? Сформулируйте свое желание и напишите его на бумаге. Теперь, когда вы знаете, чего хотите достичь, вы можете отсеивать дела (воспользуйтесь для этого матрицей Эйзенхауера), которые не способствуют достижению вашей цели и сосредоточиться на том, что принесет успех.

Читайте также «8 советов для быстрого достижения целей»

Отсутствие списка задач

Часто забываете что-то сделать? Держим пари, что у вас либо нет списка задач на день, либо он составлен неправильно. Вернее, вы пользуетесь им неправильно.

Лирическое отступление: когда вам подают некое блюдо, где есть самая вкусная часть (допустим, соус) и что-то менее вкусное – что вы съедаете в первую очередь? Если соус, то, скорее всего, вы так же относитесь и к своим задачам. Вы быстро “расправляетесь” с самыми любимыми и легкими заданиями, а потом тягостно “мучите” остальные.

Не начинайте свой день с решения самых простых задач, которые требуют минимальных затрат времени. Начинайте с самых важных задач, независимо от того, нравятся они вам или нет. Ведь их все равно придется выполнять. Так сделайте это сразу! После того как вы закончите с самым неприятным, день покажется вам легким и все остальные дела пойдут как по маслу.

Отвлекающие факторы

Знаете ли вы, что можно потерять целых два часа в день, лишь отвлекаясь на каждую мелочь? Представьте, сколько можно успеть сделать за это время!

Письма, чаты, коллеги, телефонные звонки – все это отвлекает и мешает выполнять задачи.

Если вы хотите получить контроль над своим днем, важно знать, как минимизировать отвлечения. Например, выключите чат, когда нужно сосредоточиться. Или попросите коллег, чтобы не заходили к вам в кабинет по пустякам.

Полезные статьи по теме:

Отвлечения на работе: проблема усугубляется

Почему офисные сотрудники отвлекаются от работы

Прокрастинация

Очень важно отличать прокрастинацию от «ничегонеделания»: при ничегонеделании человек восполняет свою энергию, а при прокрастинации – теряет, растрачивая по пустякам.

Прокрастинация в «малых дозах» – это вполне нормальное и безобидное явление. Но когда она приобретает характер вредной привычки и оказывает негативный эффект на какую-то сторону жизни – это проблема, с которой нужно бороться.

Неумение делегировать

Не исключено, что вы добровольно взваливаете на себя кучу работы, а потом в панике разрываетесь между задачами – ведь ни одна из них не окончена, а времени в обрез.

Причиной может быть: неумение отказать, неумение делегировать, переоценка своих сил, недооценка масштаба задач. Возможно, вам стоит почитать книгу Брайана Трейси? С её помощью вы научитесь делегировать задачи и существенно сузите круг своих обязанностей. Также вам будет полезна эта статья.

Многозадачность

Думаете что если, подписывая договор, болтать по телефону и свободной рукой показывать секретарше знак “сделай кофе” – то можно успеть больше?

Отнюдь! Многозадачность как раз таки сильно урезает нашу продуктивность и пожирает драгоценное время. Не верите? Тогда попробуйте небольшой тест:

Возьмите листок бумаги и нарисуйте таблицу:

В первой строке напишите «Многозадачность хуже лжи», а во второй – цифры от 1 до 24. НО! Когда будете писать – постоянно переключайтесь с одной строки на другую. То есть, написали в первой строке букву «М» – пишите во второй строке цифру 1; написали в первой строке букву «н» – пишите во второй цифру 2. И так далее. Перед началом выполнения этого задания обязательно засеките время.

В строках 3 и 4 напишите то же самое, но теперь не переключайтесь при написании между строками. Сначала полностью напишите «Многозадачность хуже лжи», а потом цифры от 1 до 24. Засеките время.Теперь сравните полученное время. На заполнение строк 1 и 2 уходит в 2 раза больше времени. Как видите, переключаясь между задачами, вы тратите больше времени, чем, если бы делали дела последовательно.

Ну что, вы до сих пор думаете, что многозадачность повышает вашу эффективность? Нет? Тогда срочно избавьтесь от неё. В этом вам поможет книга Дейва Криншоу.

Отсутствие отдыха

Не отдохнувший организм не способен на подвиги. И если вы не научитесь вовремя останавливаться и расслабляться, то ваш мозг в конце-концов откажется работать продуктивно. И тогда уже сколько временем ни управляй – эффективного результата вы не добьетесь.

Поэтому обязательно прочтите книгу Глеба Архангельского «Время на отдых. Для тех, кто много работает». С её помощью вы научитесь организовывать время так, что будете успевать не только поработать, но и хорошенько отдохнуть.

Также полезными будут статьи:

Как правильно отдыхать на работе

Правило 52/17 повысит вашу продуктивность

Отсутствие навыков систематизирования работы

Каждый день мы используем наши компьютеры и мобильные устройства (только телефон отнимает 2 часа в день). Так почему бы не использовать эти устройства с пользой?

Научитесь этому с помощью статей «5 навыков, которые существенно повышают эффективность работы за компьютером» и «Как работа с электронной почтой съедает ваше время?»

Слабая самодисциплина

В конце концов, давайте смотреть правде в глаза: возможно, вам просто не хватает самодисциплины? Не беда. Её можно развить. Поначалу, конечно, будет непросто. Но если вы будете настойчивы, то вскоре получите первые результаты.

Итак, для начала вам нужна мотивация. Ваша цель, которую вы перед собой поставили – чем не мотиватор? Но чтобы это работало эффективнее, максимально визуализируйте свою цель.

Например, вы хотите приобрести загородный дом. Создайте стенд с фотографиями дома своей мечты. Укажите все до мелочей: внешний вид, сад, клумбы, интерьер, мебель. Установите стенд со своей мечтой так, чтобы видеть его ежедневно. Эта картина должна мотивировать вас к работе. Теперь вы делаете что-то не потому, что надо, а потому, что хотите дом. И глазом моргнуть не успеете, как ваша дисциплина вырастет.

Подведем итоги

Большинство людей с перманентной нехваткой времени совершают одни и те же ошибки. И именно эти ошибки поглощают их время. Если в вашем лексиконе появились фразы вроде “я ничего не успеваю”, “я спешу”, “мне некогда”, вам стоит взять вышеописанные советы на вооружение. И уже совсем скоро вы увидите, что времени хватает и на работу, и на полноценный отдых.

Как управлять своим временем и быть более продуктивным

Задач масса, и все важные. Далекие дедлайны приближаются слишком быстро, фото и видео друзей в соцсетях классные, но время за их просмотром словно утекает сквозь пальцы. Как сохранить продуктивность в таких условиях? Спойлер: это реально.

Потребность в развитии, которая есть у многих, часто подпитывает стремление расширить свое дело и привлечь новых клиентов, заработать репутацию и обеспечить таким образом карьерный и финансовый рост. Чем ближе вы к достижению поставленной цели, тем сложнее ваш график. Следовательно, и управление им, а также своим временем требует более ответственного подхода. Без этого навыка любой ваш прогресс будет недолговечным. Как оптимизировать рабочее время и больше успевать, рассказывают эксперты в сферах коучинга и тайм-менеджмента.

Планируйте все без исключения

Если вы не планируете свою жизнь, она делает это за вас. При таком положении вещей «бесхозные» часы в графике будут заполняться нуждами других людей, случайными перемещениями и затратными по времени, но непродуктивными занятиями. Вам это может даже нравиться, но точно не позволит достичь амбициозных целей, если они у вас, конечно, есть.

По мнению экспертов, стоит обратить внимание на периоды пустой траты времени. Иногда они полезны. Однако проблема возникает в том случае, когда мы тратим время помимо своей воли, даже если не хотели. Например, надолго зависли в пресловутых соцсетях, вместо того чтобы закончить важное дело. Необязательно удалять свои аккаунты из соцсетей, а сами эти сайты блокировать на всех ваших устройствах, но вот научиться отводить строго определенное время на посещение данных страниц — полезно. Как и вообще на любую другую деятельность в течение дня.

Допустим, вы хотите поспать или отдохнуть в специально отведенном в офисе месте в середине рабочего дня. Чтобы это удалось сделать качественно, спланировать свой отдых необходимо так же, как, скажем, визит к стоматологу. То есть надо убедиться, что в отведенный на сон период времени у вас не будет никаких встреч и других важных дел. Согласитесь, это в корне отличается от того, как многие «отдыхают»: клюют носом у компьютера или «зависают» на рабочем месте, глядя в пустоту.

Выясните, куда уходит ваше время

Просмотр телепрограмм у жителей России в среднем занимает 209 минут, то есть почти 3,5 часа в день, общение в соцсетях — 60 минут. Конечно, как использовать свое время, каждый решает сам. Другое дело, что большинство из нас даже не выбирают, а просто тратят. При этом мало кто отдает себе отчет, сколько времени на самом деле он расходует на то, чтобы потреблять, а не создавать.

Тайм-менеджеры советуют обратить на это внимание и начать отслеживать, куда уходит ваше время. Попробуйте утром создать электронную таблицу и в ней разделить день на блоки по полчаса. Завершая любое действие, оставляйте соответствующую пометку, фиксируя время, когда закончили.

Вас наверняка поразит результат. Вы увидите, сколько времени реально смотрели в экран смартфона, как долго решали простую техническую проблему или сколько отработали сверхурочно. Смысл не в том, чтобы вы почувствовали за это вину, а в том, чтобы стали более осознанно относиться к тому, как и на что вы тратите время.

Не пытайтесь наверстать упущенное

Люди часто мучаются из-за прошлых недоработок и пытаются компенсировать их в настоящем. Ничего, кроме стресса и профессионального выгорания, это вызвать не может, так как прошлое ни вернуть, ни изменить. Но люди все равно пытаются, а для этого работают в два раза больше. Что приводит к переутомлению и регулярным частым ошибкам.

Коучи советуют меньше убиваться из-за прошлого и больше ценить свои нынешние начинания, а также сосредоточить усилия на том, чтобы создать что-либо в будущем. Ведь время — ресурс ограниченный. Подумайте, сколько лет вам сейчас и сколько еще вы надеетесь прожить. И измерьте этот срок, например, в количестве прочитанных книг. Допустим, вам чуть за 30, а жить вы собираетесь до 80, при этом читаете в среднем по пять книг в год. Это значит, что из бесчисленного множества произведений вам предстоит выбрать только 250 и принять тот факт, что подробное содержание всех остальных так и останется для вас тайной.

Подобные рассуждения нередко наводят на грустные мысли, но и отрезвляют. Скажите себе, что у вас еще есть время, и пусть уже упущенное напоминает о том, как поступать не надо и как вы хотите управлять им, а значит, делом своей жизни. Да и ей самой.

Фото: Photo by Jon Tyson on Unsplash

Источник: https://www.inc.com/damon-brown/how-to-master-your…

25 приемов и способов для эффективного управления своим временем | DesigNonstop

Давайте сегодня еще раз поговорим об эффективном управлении собственным временем. Как же найти оптимальный баланс между желанием сделать как можно больше и при этом радоваться жизни. В сутках всего 24 час, ни больше не меньше. Это и есть наш ресурс. Более трепетное отношение к расходованию своего времени дает неоценимые преимущества. Это и возможность добиться большего, и меньшая подверженность стрессу, и более удачные отношения с другими людьми. В общем, все предложенные ниже советы так или иначе направляют нас на путь истинный в вопросе о том, как все успеть и при этом не вымотаться окончательно. Давайте почитаем и постараемся воспользоваться этим на практике.


 
 

1. Изложите в письменной форме
Невозможно запомнить абсолютно все. Что-то обязательно забывается или теряется. Рекомендуется записывать то, что представляет важность для вас — приоритетные направления, идеи, задачи, проекты, деловые встречи, списки, имена тех, с кем нужно пообщаться, и так далее. Изложение ваших мыслей на бумаге или в электронном виде помогает освободить вашу творческую энергию. Вам не придется думать о том, что вы могли что-то забыть. Вы можете полностью сосредоточиться на главном.

 
 

2. Определите, что значит для вас время
Если вы хотите лучше организовывать свое время, вам нужно понять, что оно значит для вас. Вы всегда были привязаны ко времени, даже если не осознавали этого. Узнать как вы пользуетесь временем поможет ведение дневника учета времени, куда нужно записывать все ваши действия в течение например недели. После этого проанализируйте свой дневник и ответьте на вопрос, насколько эффективно вы использовали время и что можно изменить.

 
 

3. Определите свои приоритеты
Самым распространенным способом определения приоритетов является выбор одного слова-дескриптора, важных для вас, выражающих область или пространство, важное для вас. К примеру: ответственность, деньги, достижения, вера, приключения. семья, партнерство, порядок, свобода, страсть, красота, дружба, упорство, щедрость, рост, престиж, счастье, признание, творчество и так далее. Покопайтесь в себе, выберите свои приоритеты и действуйте, исходя из них.

 
 

4. Создайте свое видение
Считается, что определение вашего видения — это среднее арифметическое ответов на следующие вопросы: Что вызывает у вас сильный интерес? Как вы думаете, для какой деятельности «вы были рождены»? Чем вы можете заработать на жизнь? Если более 50% того, чем вы занимаетесь, находится вне этих трех областей, вам необходимо прекратить делать то, что не приносит пользу. Не увязните в чем то одном навсегда.

 
 

5. Используйте собственную систему планирования
Некоторые люди доверяют электронным записным книжкам. Другие отдают предпочтение традиционным бумажным ежедневникам, небольшим записным книжкам, блокнотам или карточкам. Не имеет значения, чем вы пользуетесь, коль скоро вы пользуетесь этим последовательно и это вам помогает быть более организованным и успевать сделать больше.

 
 

6. Определите цели
Определить цели не составляет труда. Причина, по которой большинство людей не излагают их на бумаге и не рассказывают о них другим, заключается в том, что в этом случае они несли бы ответственность за их осуществление. Если у вас неясные цели, вам не приходится краснеть за то, что вам не удалось их достичь. Цели могут быть реальными и нереальными. Они могут быть легко- или труднодостижимыми, простыми или сложными, ближайшими или долгосрочными.

 
 

7. Планируйте в обратном направлении
Выберите какую-то одну цель. Если она большая, разделите ее на более мелкие составляющие. Выберите первую из них. Составьте список промежуточных целей, которых нужно достичь с тем, чтобы прийти к основной цели к определенному сроку. Нарисуйте стрелу слева направо. Поставьте на крайнем левом ее конце сегодняшнюю дату, а на крайнем правом — конечный срок. Пометьте каждую мини цель конкретной датой, двигаясь от окончательного срока назад. Под каждой из них напишите, что нужно сделать, чтобы осуществить их. Держите этот план под рукой и выполняйте запланированное.

 
 

8. Умейте видеть главное
В 1906 году итальянский экономист и социолог Вилфредо Парето пришел к выводу, что 80% всех богатств Швейцарии, где он жил, принадлежат 20% населения. В конце 1940-х американский пионер в области менеджмента Джозеф Джарэн применил этот экономический принцип к тому, что он назвал «существенным немногим и тривиальным множеством».  
 
Вот типичные примеры правила 80/20:
Люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба;
80% времени люди читают лишь 20% всех газет;
20% служащих пользуются 80% больничных листов;
20% покупателей создают 80% прибыли;
20% усилий дают 80% результатов.

Почти во всем, что вы делаете в жизни, в том случае если вам удастся определить эти 20 % усилий, приводящих к 80% результатов, можно сказать, что вы движетесь в правильном направлении.

 
 

9. Всему свое место


Все, чем вы обладаете, должно приносить вам радость. Определите, что дает вам заряд сил, а что их уносит. Если вы храните предметы, напоминающие вам о неприятных или несчастливых временах, избавьтесь от них. Возможно, они пригодятся кому-то еще. Придерживайтесь конкретного времени наведения порядка в вашей среде обитания, сортируйте вещи по степени надобности, научитесь расставаться с ненужными вещами.

 
 

10. Рабочий стол должен быть чистым
Ваш рабочий стол — это отражение состояния вашего ума. Если вы натура несосредоточенная и неорганизованная, то эти качества проявляются в том, как вы организуете пространство вокруг себя. Некоторые тайм-менеджеры полагают, что любая бумажка на вашем столе означает непринятое решение. Когда вы научитесь работать за чистым столом, производительность вашего труда резко возрастет. У вас появится больше пространства, чтобы сосредоточиться, вы будете меньше переживать и нервничать, поскольку у вас перед глазами не будут лежать предметы, постоянно напоминающие обо всем том, что необходимо сделать.

 
 

11. Преодолейте свою медлительность
Вопреки общепринятому мнению, медлительность не является отрицательной чертой характера. Любой человек в какой-то момент может тянуть время. Тем не менее хроническая медлительность является неприятной и даже опасной привычкой. Медлительность является симптомом того, что в какой-то области вы испытываете стресс. Если вы желаете избавиться от медлительности, то вам необходимо определить, в чем ее причины. После этого вам нужно научиться по новому мыслить и вести себя, чтобы справиться с ней.

 
 

12. Научитесь говорить нет
Большинство из нас в силу собственного выбора или случая слишком обязательны. Мы склонны приравнивать то, что нам приходится делать, к тому, что важно. Когда дел слишком много, мы принимаем типовое решение — дольше и больше работать, меньше спать и жертвовать личным и семейным временем. Но такая стратегия чревата возникновением проблем в будущем — со здоровьем, с испорченными отношениями, с утратой ощущения цели. Вариант решения проблемы — более рациональное планирование дел или осознание необходимости сказать нет.

 
 

13. Будьте пунктуальны
Пунктуальность — это основной принцип эффективной организации времени. Пунктуальные люди имеют больше шансов на удачу и успех. Те, кто постоянно опаздывает, не имеют таких шансов и оставляют после себя неприятное ощущение, которое сохраняется несколько дней. Людям, не умеющим быть точными, нельзя доверять. Также считается, что если вы будете ценить время других людей, они будут ценить ваше.

 
 

14. Сократите переизбыток информации
Большинство из нас задавлены информацией. Она поступает к нам отовсюду, источники информации бесчисленны. Накапливание информации на случай, что она, возможно, пригодится в какой-то момент, означает неумение пользоваться временем, силами и деньгами. В результате у вас будет появляться чувство вины и раздражения всякий раз, когда вы подумаете о том, что что-то не прочитано, не услышано или не использовано. Попытайтесь понять, что большая часть сегодняшних новостей носит сенсационный характер. Новости забирают вашу энергию и силы, распространяют страх и негативные эмоции. Задайте себе вопрос, стоят ли эти новости того стресса, который они в вас порождают.

 
 

15. Сведите к минимуму отвлекающие факторы
Большинство из нас рассматривают отвлекающие факторы как серьезную потерю времени, поскольку они мешают нам сосредоточиться и лишают рабочего настроя. Для того чтобы определить, что вас отвлекает в течение недели записывайте все то, что мешало вам сосредоточиться на главных делах. Затем решите, что можно сделать, чтобы не отвлекаться от них.

 
 

16. Не беритесь за все дела одновременно
Многие из нас считают, что грамотно распределять свое время и работать продуктивнее означает делать несколько вещей сразу. Мы работаем на компьютере и одновременно разговариваем по телефону. Мы едим и одновременно работаем за столом. Мы разговариваем по мобильному телефону, когда ведем машину или идем по улице. Выполнение нескольких дел сразу означает лавирование между делами. Причем ни одному из них мы не уделяем должного внимания. Исследования показали, что выполнение нескольких дел снижает производительность.

 
 

17. Рискуйте
Если вы хотите иметь больше времени и лучше его
использовать, то вам нужно выбираться из тихой заводи. Добивающиеся успеха люди никогда не отсиживаются в безопасных местах, не высовывая головы. Удивительно, как часто большинство из нас поднимают руки вверх. Мы легко поддаемся необоснованным страхам, вместо того чтобы двигаться к цели. Если вы стремитесь достичь своих целей, вы сможете сделать все. Да, иногда вас будет что-то пугать, но несмотря на это, вы будете двигаться вперед к тому, чего вы хотите достичь. Проделайте это много раз, и в конце концов страх перестанет быть препятствием.

 
 

18. Чаще и больше перепоручайте дела
Многие из нас думают, что только мы можем хорошо выполнить данную работу. В некоторых случаях это верно. Однако зачастую существуют другие «хорошие» способы выполнять работу. Кроме того, тот факт, что вы можете выполнить работу лучше чем кто то другой, не означает, что вы рационально распоряжаетесь своим временем. Если у вас есть более важные дела и задачи, которые выполнить можете только вы, — перепоручайте все остальное другим. Если кто-то может выполнить работу быстрее, лучше и с меньшими трудозатратами, — перепоручайте ее
другим.

 
 

19. Учитесь проводить собрания
Малоэффективные или ненужные собрания — это большая потеря времени. Проводите собрания только в случае необходимости. Отменяйте те, что не нужны. Проводите собрания в необычных местах — в отделе, где возникает какой-то вопрос, в местном не шумном ресторане, в непринужденной или непривычной обстановке. Приглашайте на собрания только необходимых сотрудников. Пять-шесть человек — это оптимальное число для принятия решения и выполнения необходимых дел. Не выходите за рамки повестки дня.

 
 

20. Выработайте стратегию общения
Все большее число коммуникационных каналов в наше время — это палка о двух концах. У нас появилось множество вариантов общения, а это означает, что мы несем большую, а отнюдь не меньшую ответственность за качество общения.
Наиболее распространенные виды каналов коммуникации — компьютер, телефон, факс, электронная почта, видеосвязь.

 
 

21. Экспериментируйте
Эксперимент — это совершенно особый способ научиться лучше организовывать свое время. Большинство из нас считают незыблемым то, как мы делаем какие-то вещи. Мы говорим: «Вот такой я есть» или «Вот так устроен мир». Мы безоговорочно принимаем настоящее положение вещей. Да, экспериментируя, мы не можем с точностью быть уверены в конечном результате. Но людей, добившихся успеха, таких как Томас Эдисон, Альберт Эйнштейн, Мария Кюри и Авраам Линкольн, в течение многих лет преследовали неудачи. Подумайте, что произошло бы, если бы они сложили руки. Экспериментируйте. В конечном итоге, если вы будете заниматься главным, вы добьетесь желаемого.

 
 

22. Анализируйте и делайте выводы
Организация времени — это динамичный процесс. Ваши системы не смогут работать эффективно в течение длительного времени, если вы не будете за ними следить и в случае необходимости перестраивать. Большинство специалистов в области тайм-менеджмента рекомендуют проводить еженедельный анализ. Многие также советуют пользоваться ежедневным анализом. Ни то, ни другое не отнимут у вас много времени. По крайней мере раз в год вам следует производить переоценку ценностей и взглядов.

 
 

23. Давайте и принимайте советы
Важнейшим элементом эффективной организации своего времени является общение с другими людьми с целью координации действий, чтобы все работали слаженно и чтобы работа была выполнена. В этом суть того, что мы называем советами. Хотя слово «советы» у некоторых людей может вызывать негативные ассоциации, советы как таковые не являются чем-то негативным, ими можно успешно пользоваться.

 
 

24. Оценивайте достигнутое
Один из самых сложных аспектов эффективного тайм-менеджмента — подчинение самого себя и других достижению результатов. Для этого необходимо иметь некоторое мерило достигнутого. Ваши правильно поставленные цели и
являются главным мерилом. Если цели выбраны правильно и вы настойчиво идете к ним, тогда оценка достигнутого не составит труда. Либо вы сделали к определенной дате то, что задумали, либо нет. Ваши обещания — это еще одно мерило. Либо вы выполняете их, либо нет.

 
 

25. Боритесь со стрессом и заботьтесь о хорошем самочувствии
Развейте в себе гибкое отношение ко времени. Небольшие усилия зачастую оказываются более плодотворными, чем большие. Порадуйтесь тому, что вы сделали за этот маленький отрезок, вместо того чтобы ругать себя за несделанное. Делайте перерывы в работе. Найдите баланс между работой и личной жизнью. Спите по 7-8 часов в день. Заботьтесь о себе.

 
 

По материалам книги Памелы Дод и Дага Сандхайма «25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента«.

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.



Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

  • A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
  • В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
  • С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.



Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Как управлять временем: советы психолога — Учёба.ру

Артем Кондрашкин,

подростковый психолог, тренер центра «Перекресток»

Что входит в понятие тайм-менеджмента и есть ли какие-то особенности, если мы говорим о подростках?

Тайм-менеджмент, или «управление временем» — этот термин пришел из бизнеса, где важно грамотно организовать время, чтобы все успевать. Но на самом деле число различий между подростком и взрослым в этом смысле не так уж и велико — ни те, ни другие, как правило, не умеют управлять своим временем. Просто взрослый человек компенсирует это опытом, некоторые решения ему даются проще, чем подростку, который только-только начал самостоятельно планировать свою жизнь.

Вопросом «как мне эффективно распределить свое время?» дети начинают задаваться обычно примерно к шестому классу, когда кардинально меняется их жизнь. Вместо «началки», когда в школе все понятно и регламентировано — «урок — перемена», а дома почти все еще зависит от родителей, они попадают в новую реальность: появляется много разных предметов, им приходится перемещаться по разным кабинетам, а потом самим распределять время для того, чтобы сделать уроки, погулять, поиграть в компьютер. Раньше, до школы и в начальных классах, времени хватало на все, родители знали и говорили, когда пришло время поесть, когда пора поспать, а когда — сделать уроки. А потом начинается трудный переход к самостоятельному планированию и оказывается, что получается не слишком хорошо. Не так-то просто найти и правильно распределить время для того, что нужно делать, и для того, что сделать хочется.

у подростков большие сложности со сном и вообще с пониманием и поддержанием уровня сил жизненных

А есть ли какие-то тонкости, связанные с физиологией и психологией подросткового возраста, от которых зависит восприятие времени и умение им управлять?

Одно из базовых понятий в тайм-менеджменте называется «временная перспектива». Это то, как человек воспринимает время: например, час или неделя — это много или мало? Длительность воспринимается очень субъективно. Подростки воспринимают время значительно плотнее, чем взрослые. Их день — это гораздо больше, чем день взрослого человека, а неделя гораздо длиннее. Поэтому в долговременной перспективе подростку гораздо сложнее планировать.

Когда мы работаем со школьниками на тренингах, мы учим их навыкам планирования: разбиваем цель на задачи, задачи — на шаги, понимаем, как одно вытекает из другого и что из этого лучше сделать сегодня, что — завтра, а что — через месяц. Раскладываем шаги по временной перспективе.

Другая возрастная особенность заключается в том, что у подростков бывают большие сложности со сном и вообще с пониманием и поддержанием уровня сил жизненных — телесные переживания в этом возрасте очень запутанны, дети часто не понимают, когда они бодрые, когда уставшие, и не видят причины этих состояний.

В этом возрасте перестраивается режим сна, они не очень знают, когда им надо ложиться спать, во сколько просыпаться. Далеко не всем подходит ранний подъем, но дети не могут сами выбирать расписание, у них нет свободы влияния. В результате они не высыпаются, ходят вялые, при этом не связывают это с недосыпом. От этого теряется много сил, падает успеваемость, от этого усталость еще больше растет.

Как с этим бороться?

Еще один важный навык, который помогает учиться управлять временем, — расширение временной перспективы, проще говоря, навык подготовки. Есть какие-то действия, которые не требуют никакой подготовки: ну, скажем, захотел человек поиграть — сел за компьютер и поиграл. А вот для того чтобы сделать уроки, нужно подготовить стол, пространство, убрать все, что отвлекает, и, наоборот, собрать какие-то средства поддерживающие. То же касается сна. Подростки часто жалуются, что ложатся вовремя, а потом долго не могут уснуть, а потом оказывается, что они делают в этот момент много противоречивых действий, которые им мешают. Переписываются по телефону, смотрят фильмы или просто думают много разных мыслей, переживают. Ко сну надо готовиться: проветрить комнату, убрать заранее все экраны, не пить вечером бодрящие напитки и энергетики, не смотреть страшные новости, научиться расслабляться, управлять своими мыслями.

называется «навык выбора» — умение отказываться от чего-то, в том числе нужного и привлекательного.

Сейчас принято считать, что дети перегружены: в школе большая нагрузка, много дополнительных занятий, огромная часть времени и сил уходит на дорогу.

И подростки, и взрослые, живущие в большом городе, перегружены как реальными задачами (учеба, работа дополнительные работы и занятия), так и неограниченными возможностями, которые предлагает мегаполис. А ведь еще хочется найти время на семью, друзей, увлечения. Важный навык, который необходимо развивать и взрослым, и школьникам, называется «навык выбора» — умение отказываться от чего-то, в том числе нужного и привлекательного. Этот важно не только для планирования дня, но и в целом для ощущения жизни: выбирать, что я замечаю в жизни, какими чувствами я ее наполняю.

На занятиях мы тренируемся выбирать и развиваем способность отделять важные дела от неважных, срочные — от несрочных. И планировать день так, чтобы важные дела делать вовремя, нормально и получать удовольствие от выполненной работы. При этом, в идеале, важные дела не должны переходить в срочные: если мы все время занимаемся доделованием срочных дел, при этом отодвигая другие, которые тоже в результате становятся срочными, мы занимаемся бессмысленной гонкой, не замечая, чем наполнен день.

Здесь есть сложный момент, который заключается в том, что список «важных дел» с точки зрения подростка далеко не всегда совпадает с тем, что в это понятие вкладывают родители или учителя. Но настаивая на своем, взрослые не получат результата, дети не научатся управлять своим временем, а научатся лишь исполнительности.

Что же делать родителям, которые видят проблему и хотят помочь ребенку научиться управлять временем?

Многие родители ищут универсальные рекомендации, но их нет — у каждого ребенка все очень индивидуально: одного что-то поддерживает, а другого, наоборот, это дезорганизует. Родителям надо признать, что они уже не могут напрямую управлять временем подростка. Это не значит, что надо оставить все на самотек: сам разбирайся. Они должны давать советы, делиться опытом, быть настойчивым, но главное, сами подавать пример. Дело в том, что подростки и сами очень хотят все успевать, надо рассказать им, что есть техники, есть люди, которые знают, как научиться управлять временем, и вместе учиться этому.

Как эффективно управлять своим временем: основные принципы тайм-менеджмента

 

Все про него слышали, но мало кто решался внедрять в жизнь. А зря: тайм-менеджмент одинаково нужен и руководителю, и офисному сотруднику, и домохозяйке. То есть всем, кто относится к своей жизни ответственно и серьезно.

В этой статье расскажем об основных принципах тайм-менеджмента и посоветуем несколько практик.

Теория: 5 основных принципов тайм-менеджмента

Если вы введете в гугле «принципы тайм-менеджмента», то потеряетесь в изобилии теорий. Все книги по тайм-менеджменту говорят об одном и том же, только под разными углами. Изучив их, мы выделили следующие 5 основных принципов:

Планируйте. Когда цель четкая, ее легче достигнуть. Составьте списки: на день, неделю, месяц, год. Это поможет оценить объем задач.

Расставляйте приоритеты. «Не знаю, за что хвататься». Знакомо такое состояние? Выделяйте ключевые задачи, отсеивайте лишнее, делегируйте. Если не знаете, как делать последнее, прочитайте статью о том, как научиться делегировать.  

Найдите мотивацию. Вы спланировали работу, но не хватает мотивации. Обманывайте свой разум: обещайте себе за выполнение недельных планов бонус в виде приятной покупки. «Настраивайтесь» на выполнение сложных задач — придумайте ритуалы, например, составляйте план задач за чашкой кофе в любимой кофейне.

Уберите лишнюю информацию. Взявшись за работу, отключите уведомления соц.сетей. Не отвлекайтесь на лишние разговоры. Выделите отдельное время для проверки почты. Все это отнимает рабочее время и отдаляет выполнение важных задач.

Не забывайте отдыхать ответственно. Не забудьте запланировать отдых: час работайте — 15 мин пообщайтесь с коллегами. Следите за качеством своего отдыха: чем потратить перерыв на свайпы в инстаграме, куда лучше сделать разминку или прогуляться на свежем воздухе.

Практика: 5 способов управления временем

Придерживаясь основных принципов тайм-менеджмента, вы можете сами спланировать свою работу. А можете взять за основу одну из известных методик.

Getting Things Done (в переводе — «доведение дел до завершения») разработал теоретик продуктивности, Дэвид Аллен. Чтобы освободить разум от лишней информации, Дэвид советует перенести ее на внешний носитель, — ежедневник, электронный сервис, заметка в телефоне.

Хронометраж На что вы тратите свое время? 6 часов работы, 3 часа на дорогу, пару часов в соц. сетях…Без погрешности едва ли вы сможете назвать точные цифры. Суть метода «хронометраж» в записи всех действий и времени, потраченного на них. Уже спустя несколько дней практики вы увидите, сколько время тратите впустую и сможете пересмотреть расход.

«Метод помидора» — техника тайм-менеджмента из 80-х. Предлагает разбивать задачи на 25-минутные периоды («помидоры») и сопровождать их пятиминутными перерывами. После каждого 4-ого «помидора» нужно сделать длинный перерыв — 15-30 минут.

SMART ( в переводе — «умный») методика, которая отвечает основному принципу тайм-менеджмента — планированию. Это способ формулировки целей. Слово smart — аббревиатура, где каждая буква определяет цель:

  • Specific — конкретная
  • Measurable — измеримая
  • Achievable — достижимая
  • Relevant — релевантная
  • Time bounded — ограниченная во времени

«Матрица Эйзенхауэра» —  четыре типа задач, которые делятся осями важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали). В матрицу нужно записывать все задачи, и тогда вы сможете понять — что необходимо сделать в первую очередь, что – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Вам остается только выбрать наиболее подходящую для вас методику. Если в процессе планирования, вы выявили рутинные задачи, которые отнимают кучу времени, доверьте их решение Делегатору24. Это сделает вашу работу еще эффективнее.

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту [email protected]

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, называемый аналитиком Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точное M, , возможное , , R , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

  • Важные и срочные: Выполняйте эти задачи сразу.
  • Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
  • Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
  • Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, а также им труднее приспособить задачу к своему повседневному стилю.

4. Делайте перерыв между задачами

При выполнении большого количества задач без перерыва труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте заранее

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать — что нужно сделать в ТОТ ДЕНЬ. Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или возвращаться назад при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задачи в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI «Финансовый аналитик по моделированию и оценке» (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

  • Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
  • Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
  • Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они нас видят, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он раскрывает

10 советов по эффективному управлению временем

Мегги Нахабедян | минута чтения

Время летит — всегда. Это делает время переменной, которую трудно контролировать и отслеживать. И как только время ускользнет, ​​его уже никогда не вернуть.Для компаний потерянное время равняется потерянным долларам.

В деловой среде, где сотрудники и квалифицированные специалисты нанимаются на основе их вклада и производительности в установленное время, это прекрасное время, чтобы научить их навыкам управления временем. Почему? Они не только будут лучше следить за временем, но и будут иметь возможность отслеживать свой прогресс в проектах и ​​вносить свой вклад в успех компании.

Осознание времени приведет к самосовершенствованию и достижению цели. Это верно как для вашей работы, так и для личной жизни.Как лучше всего управлять временем? Применение этих 10 советов — хорошее начало.

1. Проверьте время

Точно знайте, как вы проводите свое время. В офисе вы должны знать задачи, которые крадут ваше время. Тогда ты сможешь что-нибудь с этим поделать. Например, вы можете потратить час на электронную почту, вместо того чтобы выполнять важные проекты. Точное знание того, на что уходит ваше время, может помочь вам принять решение о делегировании задач или покупке программного обеспечения для ускорения некоторых низкоуровневых процессов.

2. Установите ограничение по времени

Установка ограничения по времени для задачи может быть забавным. Фактически, это может быть похоже на игру. Некоторые компании фактически делят сотрудников на группы, и группа, которая первой завершает проект или задачу, получает вознаграждение. Вы можете применить этот принцип к любой задаче. Установите определенный временной лимит, например час или два. Затем попытайтесь завершить задание в отведенное время и почувствуйте волнение, когда вы это сделаете.

3. Использование программных средств для управления временем

Технологии управления временем более сложны.Различные приложения даже помогают отслеживать время сотрудников, чтобы вы могли следить за их приходом и уходом. Интернет предлагает множество приложений и инструментов, некоторые из которых полезны для управления бизнесом, особенно для мониторинга и оценки повседневных процессов. Для многих приложений расширенные функции платных версий также могут дать вам дополнительный контроль и лучший пользовательский интерфейс.

4. Составьте список дел

Составьте список, чтобы сэкономить время. Если у вас есть список, вам никогда не придется гадать, что стоит на повестке дня или что делать дальше.Действительно, список позволяет вам сосредоточиться и мотивировать, сосредоточиться на чувстве сладкого удовлетворения каждый раз, когда вы отмечаете задачу из своего списка. Списки также позволяют вам видеть и отслеживать свой прогресс. Даже если вас окружают отвлекающие факторы, список будет держать вас на правильном пути.

5. Заблаговременное планирование

Заблаговременное планирование — важная часть управления временем. В идеале вы должны планировать заранее на неделю или, по крайней мере, накануне. Когда вы точно знаете, что нужно сделать в течение дня или недели, вы останетесь организованным и сосредоточенным.Вы можете разбить задачи на несколько дней, чтобы заранее узнать, сколько времени потребуется для завершения проекта. Даже если вы потратите всего несколько минут на планирование заранее, это может изменить ваш стиль работы.

6. Начните с самых важных дел

Выполняйте самые важные дела утром. Все эти стрессовые задачи, большая часть вашей работы, самые тяжелые задачи — выполняйте их утром. Причина проста. По утрам у вас больше всего энергии, поэтому вы сможете качественно и грамотно решать поставленные задачи.Кроме того, чувство выполненного долга в том, что вы сделаете в первую очередь самое важное, сделает остаток дня намного лучше.

7. Делегирование и аутсорсинг

Вы не можете сделать все самостоятельно, поэтому расслабьтесь и делегируйте полномочия. Может быть, вам пора научить кого-то выполнять простые процессы на работе или в офисе. Это позволяет вам сосредоточиться на более крупных проектах или более сложных задачах. Вы даже можете передать работу опытному фрилансеру и сэкономить деньги.

8. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если вы решили выполнить задачу, доведите ее до конца — завершите ее. Избегайте половинной работы, что означает отказ от текущей задачи и полностью заняться чем-то другим. Один из примеров половинной работы — написание отчета, а затем внезапная проверка электронной почты без причины и написание ответов. Это не только плохой тайм-менеджмент, но и плохая концентрация. Вы потеряете импульс. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и избегайте этих ловушек.

9.Внесите некоторые изменения в свое расписание

Если вы чувствуете себя более энергичным в определенное время дня, измените свое расписание, чтобы принять это. Максимально используйте свое время. Некоторые люди более энергичны по утрам, а некоторые — полуночники. Если вы выберете наиболее подходящий для себя график, вы получите возможность делать больше.

10. Избегайте совершенства

Не позволяйте совершенному быть врагом хорошего, как говорится. Избегайте чрезмерного анализа всего, что вы делаете. Однако это не значит, что нужно быть небрежным.Делай все возможное — всегда. Но совершенство может утащить вас, так что не думайте об этом. После того, как вы выполнили задачу и приложили все усилия, вам нужно двигаться дальше.

Эффективное управление временем в конечном итоге является результатом правильного отношения и приверженности своим целям. Программные инструменты могут помочь вам в управлении временем, и существует множество календарей и устройств для отслеживания времени, которые помогут вам эффективно управлять временем.

Какие бы советы или инструменты вы ни использовали, используйте свое время с умом, но также выделяйте время для отдыха и релаксации, чтобы вы были счастливы и мотивированы на протяжении всей жизни.

Какие советы и приемы вы используете, чтобы лучше управлять своим временем или своей командой?

Хотите более эффективно распоряжаться своим временем для выполнения работы? Ознакомьтесь с советами по повышению продуктивности при работе из дома.


Мегги — писатель, менеджер по социальным сетям и контент-маркетингу, работающая с AMGtime. С детства она интересовалась маркетингом и менеджментом и хочет поделиться своими творческими идеями и необычным подходом к маркетингу с другими.Мегги глубоко убеждена, что маркетинг — это все, и это важная часть нашей жизни. Она регулярно предлагает концепции о том, как продавать продукты, услуги и мероприятия, как управлять временем, сотрудниками и т. Д.

10 советов по управлению временем на работе

Время чтения: около 8 минут

Автор: Lucid Content Team

Мы все испытали на себе проблемы управления временем на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Вы, наконец, уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом. У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он.Попробуйте три.

Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по организации рабочего времени, которые помогут вам начать работу.

1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время. Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность.Этот аудит поможет вам:

  • Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
  • Определите временные отстойники.
  • Сосредоточьтесь на деятельности, которая приносит наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем).Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

2. Составьте распорядок дня и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этот шаг абсолютно необходим для обучения тому, как управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день.Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

Если вы все изложите на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перекладывая дела, которые крутятся у вас в голове. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список утром. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

Узнать больше

3. Разумно расставляйте приоритеты.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности.Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей. Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, которые можно найти в книге Стивена Кови Сначала первые дела . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих идей важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Вот более подробный взгляд на каждый из этих квадрантов:

  • Важно и срочно: У этих задач есть важные сроки с высокой срочностью — выполняйте их сразу.
  • Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
  • Срочно, но неважно: Задачи срочные, но не важные.Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
  • Срочно и неважно: Эти действия имеют мало, если вообще имеют значение, и должны быть устранены в максимально возможной степени.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время.Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

Меньше откладывайте на потом и будьте более эффективными с Матрицей Эйзенхауэра .

Узнайте, как его использовать

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответа на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

5. Избегайте тяги к многозадачности.

Это один из простейших советов по управлению временем на работе, но может оказаться одним из самых трудных для выполнения.Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но когда вы пытаетесь это сделать, вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайтесь списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки задачам.

Часть создания вашего расписания должна включать в себя установление временных рамок для задач, а не просто работу до их завершения.Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более продолжительный перерыв после выполнения четырех. Этот метод уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени.Используйте журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Если у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

Пример Timeboxing (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

7. Создайте буферы.

Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть.Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы.Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, он может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена.Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, как сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными.Ключ к управлению личным временем — это проактивное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

Шагайте маленькими шажками. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы сразу же будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт.

7 советов по управлению временем для студентов

Гостевой пост: Рэйчел Кэмпбелл

С приближением экзаменов вам следует подумать о том, как стать лучше в тайм-менеджменте и организовать свои дни так, чтобы вы могли найти правильный баланс между домом, работой и университетской жизнью.Вы также должны попробовать съесть немного пищи для мозга — и нет, мы не имеем в виду чипсы и энергетические напитки!

Уделяя время расстановке приоритетов, вы можете дать себе наилучшие шансы оставаться на правильном пути и организованно во время экзаменационного периода, что, в свою очередь, может помочь снизить уровень стресса, а это может быть разницей между успехом и неудачей в университете.

Взгляните на наши семь лучших советов по тайм-менеджменту , чтобы вы могли делать все возможное в университете, а также находить моменты, чтобы расслабиться и даже подзаработать немного денег.

1) Что у вас,

, делать?

через GIPHY

Первый этап улучшения вашего тайм-менеджмента — перечислить абсолютно все, что вам нужно сделать . Это может показаться очевидным, но, судя по опыту, большинство студентов склонны оставлять важные задачи на последнюю минуту, что может повлиять на качество их работы и их общую оценку.

Включите в список любые университетские дедлайны, а также любые смены, в которые вы работаете, и отметьте, сколько времени отнимет каждый приоритет из вашего расписания.

2) Составьте график жизни

через GIPHY

Будь то планировщик в стиле пин-ап, расписание или календарь на телефоне, найдите подходящий инструмент для систематизации и добавьте к нему свой список приоритетов. Есть много приложений для управления временем, которые могут в этом помочь. Кроме того, подумайте о том, когда вы наиболее активны, чтобы вы могли планировать периоды обучения примерно в это время.

Найдите время для общения, но также убедитесь, что вы высыпаетесь. Большинству людей требуется от 7 до 8 часов сна каждую ночь, чтобы оставаться сосредоточенными и бдительными во время учебы.

3) Будьте гибкими, но реалистичными

через GIPHY

Обычно выделяйте около 8-10 часов в день на работу, учебу, общение и другие практические занятия.

Как студент дневной формы обучения, вы должны посвящать учебе в университете 35 часов в неделю, включая время, которое вы проводите на семинарах и лекциях. Если вы тратите только 15 часов в неделю на обучение под руководством репетитора, вам следует использовать дополнительные 20 часов для самостоятельного обучения.

Также важно помнить, что на выполнение задач часто уходит больше времени, чем ожидалось.Итак, дайте немного больше времени, если вы потратите на задачу больше, чем вы думали.

4) Дайте время для планирования, чтобы избежать повторений

через GIPHY

Выделение времени на исследование, планирование и размышления о своей работе имеет решающее значение для правильного управления временем. Дайте себе время обработать новую информацию и спланировать, как вы собираетесь ее использовать, так как это поможет вам избежать необходимости перечитывать и повторять любые исследования.

Один из способов эффективного планирования перед исследованием — составить список всего, что вы хотите узнать, чтобы вы могли делать заметки под каждым подзаголовком по ходу дела.

5) Избегайте откладывания на потом и отвлечения внимания

через GIPHY

Один из способов избежать откладывания на потом — подумать о разных местах, где вы были во время учебы — где вы были наиболее сосредоточены? Где вы больше всего отвлекались? Что вы можете сделать, чтобы учеба была действительно приятной?

Помните, что то, что работает для одного человека, не обязательно сработает для вас. Для некоторых учеба с друзьями может ограничить их продуктивность. Но для других обучение в группах может помочь повысить мотивацию и избежать откладывания на потом.

6) Упражнения для очищения головы между учебными занятиями

через GIPHY

Вы не поверите, но упражнения работают так же, как и сон. Он может сфокусировать ваше душевное состояние, помочь вам очистить голову и повысить умственные способности между учебными занятиями. Если вы новичок в упражнениях, постарайтесь выполнить 10-минутную пробежку здесь и там, постепенно увеличивая количество выполняемых упражнений.

7) Была ли ваша организация эффективной?

через GIPHY

Постоянный анализ и переоценка своего расписания может помочь вам понять, нужно ли вам вносить какие-либо изменения, чтобы помочь вам выполнить какие-либо университетские задания, а также иметь время, чтобы расслабиться и провести время с друзьями и семьей.

Рэйчел Кэмпбелл — автор творческого контента для Pure Student Living , поставщика высококачественного жилья для студентов, расположенного в нескольких местах по всему Лондону.

Хотите больше подобного контента? Зарегистрируйтесь для бесплатного членства на сайте , чтобы получать регулярные обновления и свой личный канал контента.

(Изображение: Дэвид Вега (Flickr))

32 совета по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть та же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. Имея эти данные, вы можете легко найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.


Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое время не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете свои задачи в одну из 4 групп:

  1. Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
  2. Отложить: важные, но несрочные задачи.
  3. Делегат: Срочные, но не важные задачи.
  4. Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.


Совет № 3: Создайте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.


Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.


Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.


Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получают только 20% его входных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.


Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.


Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.


Советы и хитрости по управлению временем

Нам всем время от времени нужно немного подстегнуть.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите смещения объема работ: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли вам уделять больше времени этим задачам в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.


Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовольствие в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.


Совет № 11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что лучше всего работают в условиях жестких сроков выполнения работ, и откладывают работу на день раньше установленного срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.


Совет №12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

11 советов по управлению временем, которые действительно работают

Вы чувствуете необходимость быть более организованным и / или более продуктивным? Вы проводите свой день в безумной активности, а затем задаетесь вопросом, почему вы не достигли многого? Тогда эти советы по тайм-менеджменту для вас — они помогут вам повысить продуктивность и сохранять хладнокровие и собранность.

1. Осознайте, что тайм-менеджмент — это миф

Это первое, что вам нужно понять о тайм-менеджменте: независимо от того, насколько мы организованы, в сутках всегда всего 24 часа.Время не меняется. Все, что мы на самом деле можем управлять, — это мы сами и то, что мы делаем со временем, которое у нас есть. Цените это. Усвоите это. И как можно скорее переходите к следующему совету.

2. Узнайте, на что вы тратите время

Многие из нас становятся жертвами расточителей времени, которые крадут время, которое мы могли бы использовать гораздо более продуктивно. Какие у вас временные бандиты? Вы проводите слишком много времени в Интернете, читаете электронную почту, отправляете сообщения в Facebook, отправляете текстовые сообщения или совершаете личные звонки?

В опросе по зарплате.com, 89 процентов респондентов признались, что каждый день тратят время на работу:

  • 31 процент отходов примерно 30 минут ежедневно
  • 31 процент отходов примерно один час в день
  • 16 процентов отходов примерно два часа в день
  • 6 процентов отходов примерно три часа в день
  • 2 процента отходов примерно четыре часа в день
  • 2 процента тратят пять или более часов ежедневно

Вы расточитель времени? Отслеживание повседневной активности помогает сформировать точную картину того, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности, что является первым шагом к эффективному управлению временем.

3. Создание целей управления временем

Помните, что управление временем на самом деле направлено на изменение вашего поведения, а не на изменение времени. Хорошее место для начала — это избавиться от личных трат времени. Например, в течение одной недели поставьте себе цель не отвечать на личные телефонные звонки или отвечать на текстовые сообщения, не связанные с работой, во время работы.

4. Внедрение плана управления временем

Считайте это продолжением третьего совета по тайм-менеджменту.Цель состоит в том, чтобы со временем изменить свое поведение, чтобы достичь любой общей цели, которую вы поставили перед собой, например, повысить свою продуктивность или снизить уровень стресса. Поэтому вам нужно не только ставить конкретные цели, но и отслеживать их с течением времени, чтобы увидеть, достигаете ли вы их.

5. Используйте инструменты управления временем

Будь то планировщик, программное обеспечение или приложение для телефона, первый шаг к физическому управлению своим временем — это узнать, куда оно идет сейчас, и спланировать, как вы собираетесь проводить свое время в будущем.Например, программное обеспечение, такое как Outlook, позволяет легко планировать события и может быть настроено так, чтобы напоминать вам о событиях заранее, что упрощает управление временем.

6. Безжалостно расставляйте приоритеты

Вы должны начинать каждый день с занятия, расставляя приоритеты задач на этот день и устанавливая контрольный показатель производительности. Если у вас есть 20 задач в день, сколько из них вам действительно нужно выполнить?

7. Научитесь делегировать и / или передавать на аутсорсинг

Делегирование — одна из самых сложных вещей для многих владельцев бизнеса, но независимо от того, насколько мал ваш бизнес, вам не нужно быть представителем одного человека — вам нужно позволить другим людям нести часть бремени. .Делегирование делится задачами, которые лучше передать кому-то другому, чтобы вы могли максимально использовать имеющееся у вас время.

8. Установите распорядки и придерживайтесь их как можно больше

В то время как кризисы будут возникать, вы будете гораздо более продуктивны, если будете большую часть времени следовать распорядку. Для большинства людей создание распорядка и следование ему позволяет сразу приступить к повседневным задачам, а не тратить время на то, чтобы приступить к работе.

9. Выработайте привычку устанавливать временные рамки для задач

Например, чтение и ответ на электронную почту могут занять весь день, если вы позволите.Вместо этого установите для этой задачи ограничение в один час в день и придерживайтесь его. (Самый простой способ сделать это — выделить для этой задачи твердый отрезок времени, а не отвечать на электронную почту по запросу.)

10. Убедитесь, что ваши системы организованы

Вы тратите много времени на поиск файлов на своем компьютере? Найдите время, чтобы организовать систему управления файлами. Ваша файловая система тормозит вас? Повторите его, чтобы он был организован до такой степени, что вы могли быстро получить то, что вам нужно.

11. Не трать время на ожидание

От встреч с клиентами до визитов к стоматологу — невозможно избежать ожидания кого-то или чего-то. Но вам не нужно просто сидеть и вертеть пальцами. Технологии позволяют легко работать, где бы вы ни находились; ваш планшет или смартфон поможет вам оставаться на связи. Вы можете читать отчет, проверять электронную таблицу или планировать свою следующую маркетинговую кампанию.

Бонусный совет: ваше время принадлежит вам

И вот самый важный совет по тайм-менеджменту.Вы можете контролировать и выполнять то, что хотите, — как только вы разберетесь с мифом об управлении временем и возьмете свое время под контроль.

Как эффективно управлять своим временем в юридической школе

Правильное управление временем — секрет успеха в юридической школе. Возьмите под контроль свой график — и рассудок — с помощью этих важных советов и приемов тайм-менеджмента для студентов-юристов.

Как студент юридического факультета, ваше время и внимание ограничены и ценны.Тайм-менеджмент имеет решающее значение для вашего успеха сейчас и позже в вашей карьере. И хотя вы не можете остановить время, вы можете контролировать свое расписание и повысить свою продуктивность в юридической школе с помощью эффективного планирования.

Когда вы научитесь организовывать и контролировать, сколько времени вы тратите на занятия, вы достигнете большего за меньшее время. Умное управление временем способствует эффективности и продуктивности, снижает стресс и ведет к краткосрочному и долгосрочному успеху.

Изучение эффективных методов тайм-менеджмента сохранит ваше расписание (не говоря уже о здравом уме).

Связанный: Предварительный просмотр расписания курсов для студентов-юристов дневной формы обучения

Создание основного календаря управления временем

Первый шаг в освоении тайм-менеджмента в юридической школе — это составить основной календарь на семестр. Вам нужно взглянуть на свое расписание с высоты птичьего полета, чтобы вы могли наметить все, что будет у вас на тарелке в ближайшие недели, и соответствующим образом распределить время.

Используете ли вы планировщик в электронном или печатном виде, думайте о своем краткосрочном / недельном расписании и долгосрочном / ежемесячном расписании.Включите текущий список дел, который фиксирует все ваши ежедневные, еженедельные и ежемесячные задачи и цели, а также важные дедлайны и назначенные встречи.

Для начала возьмите расписание занятий, учебные планы и личный календарь. Составьте почасовой график, чтобы было ясно, сколько времени у вас есть на учебу, чтение и выполнение заданий. Затем учтите предметы первой необходимости, такие как еда и сон, а также все обязательства за пределами юридической школы. Отметьте сроки выполнения проектов и дайте себе время их завершить.Наконец, уделите несколько минут мозговому штурму всему, что могло застрять в трещинах.

Некоторые из приоритетов, на которые вы должны запланировать время, включают:

  • Периоды занятий
  • Учеба (Каждую неделю планируйте около трех часов обучения на каждый час, проведенный в классе, плюс дополнительное время во время промежуточных и финальных экзаменов.)
  • Чтение
  • Наброски
  • Информационные кейсы / письмо
  • Проектов
  • Промежуточные и выпускные экзамены
  • Работа (стажировки, «дневная работа», подработки и т. Д.)
  • Личные обязанности
  • Электронная почта / корреспонденция
  • Встреча с профессорами / рабочее время
  • Учебная комиссия и внеклассные собрания
  • В пути
  • Блюдо / приготовление еды
  • Упражнения и медитация
  • Повторяющиеся и отдельные встречи
  • Хобби / досуг
  • Спи!
Этот список — только начало. Вам следует сделать главный календарь своим собственным, и вы, вероятно, со временем будете его настраивать, поскольку лучше почувствуете требования юридической школы.Если это ваш первый год обучения в юридической школе, добавьте дополнительное время, чтобы убедиться, что вы хорошо успеваете на каждом курсе. (На панели инструментов юридической школы есть несколько отличных примеров использования календарей и контрольных списков для управления своим временем.)

Да, это будет немного безумно — планировать всю свою жизнь по часам. И всегда будут вещи, о которых вы не можете спланировать, и то, о чем вы забудете. Но тайм-менеджмент — это наделение себя полномочиями, взяв под свой контроль свое расписание — планирование вашего времени является краеугольным камнем.

Определите, что на самом деле работает для вас

Учеба перед сном может быть вашим текущим M.O., но если вы ничего не сохраняете из-за того, что слишком расслаблены после долгого, тяжелого дня, тогда в чем смысл?

Обратите внимание на то, когда вы наиболее сосредоточены и эффективны (эти советы могут помочь), и соответствующим образом скорректируйте свое расписание. Устраивайте свои самые сложные задачи на время, когда вы чувствуете себя свежо, чтобы максимально увеличить время и продуктивность.

Создание подпрограмм

Установите распорядок дня, чтобы задать себе темп и избежать спешки или отвлечения внимания.Распорядок дня также снимает усталость от принятия решений.

Возможно, не менее важно относиться к этим распорядкам как к священным и не подлежащим обсуждению. Позвольте себе сказать «нет», когда кто-то просит нарушить ваш распорядок дня. Спешное выполнение заданий или учеба в последнюю минуту, скорее всего, поставят под угрозу ваши усилия. (В юридической школе зубрежка не работает. Период.)

Взломайте свои привычки

Создавая распорядок на юридическом факультете, помните, что привычки — это мощное средство. Люди используют автопилот гораздо чаще, чем они думают.

Когда у вас есть главный календарь управления временем, настройте распорядок вокруг своих текущих привычек, чтобы они работали на вас. Например, если вы наливаете себе чашку кофе каждое утро в одно и то же время, вы можете развить эту привычку, «укладывая» ее в ежедневное учебное занятие.

Сделайте приоритет вашего здоровья и благополучия

Юридическая школа — это стресс. Единственный способ выжить — это сделать упор на физическое и психическое здоровье. Это большая причина, по которой тайм-менеджмент так важен в юридической школе: когда вы блокируете весь свой график, вы можете выделить время для важных оздоровительных мероприятий.

При планировании своего расписания на семестр выделите время для упражнений, сна, медитации и других занятий, не связанных с юридическим факультетом, в том числе проводите время с близкими вам людьми и занимайтесь любимыми занятиями и хобби.

Вы будете рады, что сделали.

Запланируйте около трех часов обучения на каждый час, проведенный в классе, плюс дополнительное время в середине и финале.

Включите перерывы на учебу

Постройте время, чтобы уйти от учебы и подзарядиться на несколько минут.Исследования показывают, что человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут, а некоторые называют всего 50 минут. Найдите время, чтобы расслабиться, хотя бы на пять-десять минут каждый час.

Устранение отвлекающих факторов — особенно важных …

Жизнь полна отвлекающих факторов, но, возможно, нет большего виновника, чем ваш мобильный телефон. Каждый звук и вибрация убивают вашу концентрацию.

Вместо того, чтобы позволять телефону управлять вашей жизнью и вниманием, запланируйте время ответа на электронную почту и текстовые сообщения, чтобы не отвлекаться.Подумайте о настройке автоматических ответов для вашей личной электронной почты. Призывайте родственников, друзей и одноклассников звонить только в экстренных случаях.

В периоды, когда вы сосредоточены на головах, исключите свой телефон, оставив его в другой комнате и / или используя приложение для повышения производительности, такое как Forest или Flipd.

Вовлекайте людей в свою жизнь

Хорошее управление временем не происходит на пустом месте. Ваш личный круг общения — большая часть успеха в тайм-менеджменте.

Будь то согласование обязанностей по воспитанию детей с вашим партнером, работа с вашим начальником, чтобы изменить ваш график занятий, или напоминание друзьям, что ваше свободное время ограничено (вы не игнорируете их!), Важно удерживать людей в вашей жизни в петле.

Ваши близкие могут оказать неоценимую поддержку и держать вас в курсе в достижении ваших целей в области управления временем.

Каждая минута на счету

Даже несмотря на то, что цель применения всех этих советов по управлению временем состоит в том, чтобы составить карту всего вашего расписания, вы обнаружите, что у вас есть куски неучтенного времени: ожидание в очереди, опоздавший поезд и т. Д. Воспользуйтесь преимуществом.

студентов-юристов используют каждую минуту, имеющуюся в их распоряжении. Например, если вы ждете, пока заварится кофе, вы можете ответить на электронное письмо или позвонить по телефону.

Фактически, хороший способ повышения продуктивности — это «правило двух минут»: если это занимает две минуты или меньше, делайте это немедленно. Эти небольшие отрезки «свободного» времени — отличная возможность выбросить такие вещи из своего списка дел.

Ставьте реалистичные цели

Определите, как будет выглядеть ваш успех в конце семестра, чтобы сформулировать свои цели. Устанавливая эти цели, сделайте их УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

Запишите свои цели, чтобы держать себя в руках и создавать положительный импульс, отмечая выполненные пункты.Нужна помощь в планировании? PracticePanther бесплатно раздает свое программное обеспечение для управления делами студентам-юристам, и вы можете отслеживать цели и создавать напоминания. Также существует множество универсальных приложений для отслеживания целей, таких как Coach.me и Strides.

Наконец, подумайте о том, чтобы поделиться своими целями с кем-нибудь (или несколькими людьми, например, с вашей учебной группой на юридическом факультете или даже с подписчиками в социальных сетях) для общественной ответственности.

Сосредоточьтесь на чем-то одном

Когда у вас так много дел в юридической школе, у вас может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но это не так продуктивно, как вы думаете! Чтобы быть действительно эффективным, сосредотачивайтесь на одной задаче за раз.

Переключение между несколькими видами деятельности — это «переключение задач», — говорит Дэйв Креншоу, автор книги Миф о многозадачности . Исследования показывают, что одновременная работа над двумя или более делами может увеличить время, необходимое для выполнения исходной задачи, на 25 процентов и привести к ошибкам.

студентов-юристов используют каждую минуту, имеющуюся в их распоряжении. За две минуты, пока вы ждете, пока заварится кофе, вы можете ответить на электронное письмо или позвонить по телефону.

Используйте таймер

Таймер может мотивировать вас работать более эффективно.Готовясь к задаче, заранее оцените, сколько времени вам потребуется. Это упражнение может помочь вам распознать возможные проблемы, чтобы вы могли наиболее эффективно распределить время.

Оптимизируйте свое рабочее пространство

Вы прилагаете все усилия, чтобы оптимизировать свое время; вы тоже обязаны оптимизировать свое пространство.

Сделайте свое рабочее место уютным, тихим, хорошо освещенным и организованным. Избавьтесь от отвлекающих факторов, так как вы проведете здесь много часов, читая объемный материал, составляя планы занятий и работая над другими запланированными задачами и целями.Персонализируйте область, чтобы сделать ее привлекательной, но не настолько, чтобы она была загромождена. Убедитесь, что ваше рабочее место — это зона, свободная от трат времени.

Периодически оценивать

Жизнь бывает. Ваша стратегия тайм-менеджмента и главный календарь, вероятно, будут нуждаться в постоянной настройке. Корректировка вашего расписания максимизирует его эффективность.

Вы получили это!

Теперь вы знаете, как создать успешный план тайм-менеджмента, и у вас есть все советы и приемы, необходимые, чтобы не сбиться с пути.Резюме:

  • Выключайте телефон и избегайте социальных сетей на ноутбуке.
  • Включите баланс в свой график; видеться с близкими или делать что-то интересное имеет значение.
  • Сделайте свои цели конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными (SMART).
  • Увеличьте количество часов обучения, особенно если это ваш первый год обучения в юридической школе.
  • Выделите в своем графике место для частых простоев, чтобы очистить голову и расслабиться.
  • Адаптироваться при срыве графика.Они будут.
  • Отметьте, когда вы чувствуете себя лучше всего, и назначьте для этого периода самую тяжелую работу.
  • Относитесь к запланированным задачам и целям с позитивным настроем.
  • Соберите материалы и информацию, которые вам понадобятся, прежде чем приступить к выполнению задания.
  • Получите удовольствие, вычеркивая выполненные задания каждый день.
  • Измеряйте свой прогресс каждую ночь и обновляйте расписание на следующий день.
  • Избавьтесь от многозадачности, чтобы вы могли непрерывно работать над приоритетными задачами.
  • Удерживайте разрушительные соблазны вежливым, но твердым «нет».
  • Ежедневно решайте задачи для успешного достижения краткосрочных и долгосрочных целей.

Эти методы управления временем приведут вас к большей продуктивности — и уменьшению стресса — в юридической школе.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.