В ответ на ваш запрос направляем вам коммерческое предложение: ответ на запрос Russian Language for Work

Содержание

Образец письма-ответа | Делопроизводство

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
 

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 334 комментария

Основные разновидности деловых писем

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…

и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… .

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (В связи с…, В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что… ;

Доводим до Вашего сведения, что…;

Считаем необходимым поставить Вас в известность о… .

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

В письме-напоминании используются следующие фразы:

Напоминаем Вам…;

Вторично напоминаем Вам…;

Обращаем Ваше внимание на то, что…;

Ставим Вас в известность, что… .

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, — письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …!. Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим Вас за оказанную помощь в…;

Выражаем Вам свою благодарность за…;

Позвольте Вас поблагодарить за…;

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…  и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…;

Искренне поздравляем Вас с…;

Примите наши искренние поздравления в связи с…;

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

В.Ф. Янковая

Правила деловой переписки

Корпоративная переписка — это сложный элемент коммуникации. Если вы работаете в крупной компании, то, скорее всего, это знание само придёт к вам и постепенно станет нормой. И, переписываясь с теми, кто с большими корпорациями не взаимодействовал, вы будете испытывать дискомфорт.

Конечно, есть базовые правила делового этикета, и все мы, по мере возможности, стараемся им соответствовать. Тем не менее, знание и правильное применение основ корпоративного общения по электронной почте поможет вам быть правильно воспринятым вашими виртуальными собеседниками.

Прежде всего, не забывайте, что каждое отправленное вами письмо — это своего рода визитка. Вспоминайте об этом перед отправлением: не будет ли вам неудобно за какое-то слово или выражение, не могут ли вас понять двояко или вовсе не понять.

Начнем с заголовка

Знакомство с вашим письмом начнется с поля «Тема письма». И уже в этот момент получатель задумывается, открывать ли ему e-mail или листать дальше. Стоит помнить, что в крупных корпорациях рядовой сотрудник получает около 120 писем в день, в то время как для вас может быть нормой и 1-2 письма в день. А если вы ещё и незнакомый внешний «контакт» и ваше имя пока ни о чём не говорит получателю, есть большой шанс остаться незамеченным. Как этого можно избежать?

*Максимально точно отразите в заголовке содержание письма. Он не должен быть абстрактным («вопрос», «предложение», «презентация»).

*Не бойтесь прямо писать в теме письма то, что хотите получить. Например, вы собираетесь отправить коммерческое предложение, но предпочитаете прямо об этом не заявлять. Такие типы фраз, как: «Вам это будет интересно», «По вашему запросу» и т.д. точно будут неуместными, а во втором случае — грубой ложью. Напишите, как есть: «Коммерческое предложение по обучению сотрудников», и если адресат верный и перед ним потенциально стоит подобная задача — он прочитает письмо.

Структура самого письма

Стандартный и самый оптимальный вариант — это:

  1. Повод для написания письма. Кратко и по делу.
  2. Последовательное и логичное изложение информации.
  3. Предложение (призыв к действию).
  4. Контактные данные.

Не пренебрегайте подписью с вашим именем, должностью, сайтом компании и контактными данными. Часто в ответ на письмо хочется перезвонить, но при отсутствии телефона для связи, в лучшем случае, человек запросит эту информацию, а, скорее всего, отложит на потом и больше о вас не вспомнит, ведь после вашего письма неизвестно, сколько писем и предложений он еще получит?

Точно «Нет»

Избегайте жаргонизмов, обилия смайликов и перевода устойчивых слов и выражений, которые принято писать латиницей (например, режет глаз написание сайта «YouTube» как «ютуб»). После такого диалог может прерваться, а о причинах никто и не скажет. Также перепроверяйте написание профессиональных терминов.

Оформление письма

*Не «играйте» с шрифтами и цветами. Это напрягает зрение и мозг. И будьте аккуратнее с подчёркиванием, оно часто воспринимается как ссылка. Выделение текста курсивом, опять же, сильно сбивает при чтении текста.
*Не пишите заглавными буквами, т.к. это часто подразумевает повышение тона.
*Важные моменты можно выделить жирным шрифтом. Перед этим убедитесь, что они действительно достойны выделения.
*Используйте флажок метки «высокой важности» только в случае этой самой высокой важности. И не ставьте его при отправке первого ознакомительного письма: то, что важно для вас может не иметь никакой важности для получателя.

Несколько полезных хитростей в деловой коммуникации

Функция задержки отправки сообщений в Outlook.

  • Если вы ни разу в жизни сразу после отправки письма не осознавали, что забыли дописать что-то важное, добавить вложение, поменять/добавить/удалить адресата, то смело закрывайте эту статью. Если всё же сталкивались с подобными последствиями торопливости, то попробуйте установить себе правило задержки отправки сообщений в Outlook (на главной станице Outlook заходим в раздел «Rules» — «правила», создаём новое правило, применяем его к отправляемым сообщениям и выбираем время, на которое хотим отсрочить доставку сообщения).
  • Также полезно будет установить себе автоматические ответы при отсутствии в офисе. Это тоже элемент корпоративной культуры в общении по электронной почте. Находитесь ли вы в отпуске/ командировке/ на конференции — неважно, но в мире корпоративной переписки принято, что получатель письма отреагирует в течение 24 часов (не считая выходные).Все понимают важность отпуска и любых других не менее важных событий в жизни, но всё равно ждут ответа — разве что автоматический ответ не предупреждает о том, что вы в отъезде, о том, когда будете доступны и можно ли с вами связаться в случае возникновения неотложных вопросов (на заглавной страничке Outlook выбираем «File» — «Файл» и далее — «Automatic replies» — «Автоматические ответы»).
  • И еще важное правило — не отвечайте недовольством на входящее «недовольное» письмо, даже если вы ощущаете нотку негатива. Тем более не отвечайте агрессией на агрессию. Отключите эмоции, придерживайтесь исключительно бизнес-лексикона и не переходите на личности. Не получается — сделайте паузу, не отвечайте сразу. Посоветуйтесь с коллегой/руководителем.

Некоторые стандартные фразы деловой переписки

Приветствие:

  • Если вы знаете адресата, то обращайтесь с самого начала к человеку по имени. Со следующей строчки пишите основную часть вашего письма, к примеру:
    «Уважаемая Александра, здравствуйте.
    Направляем Вам чертежи…»
    «Добрый день, Вячеслав.
    Уточните стоимость …»
  • Если адресат неизвестен, то начните просто: «Здравствуйте!», «Добрый день». И не забудьте представить себя или свою компанию.

Просьба:

  • Если Вы обращаетесь к человеку с просьбой, то после приветственного слова следует сразу перейти к главной цели письма. Используйте такие фразы, как: «Просим Вас», «Сообщаем, что…», «Уточните, пожалуйста…» и т.д.

Объяснение цели и причины письма:

  • «В соответствии с …»
  • «В целях повышения…»
  • «В ответ на Ваше письмо…»
  • «В связи с …»
  • «Ввиду…»
  • «Вследствие…» и т.д.

Подтверждение:

  • «Подтверждаем…»
  • «Сообщаем Вам…»
  • «Уведомляем…» и т.д.

Отказ:

  • «Ваше предложение отклонено по причине…»
  • «К сожалению, мы не можем гарантировать…»
  • «Ваш проект «…» не может быть утвержден нам в силу того, что…» и т.д.

Заключительные фразы:

  • «В ожидании Вашего ответа, как можно скорее»
  • «Надеемся на наше сотрудничество»
  • «Желаем Вам хорошего рабочего дня»
  • «Надеемся, что наша просьба будет выполнена»
  • «В случае возникновения вопросов, будем рады дать вам свой ответ»
  • «С уважением, Владислав Андреянов» и т.д.
Удачных коммуникаций!

Безотказное предложение – Секрет фирмы – Коммерсантъ

Бывает, что менеджер, проведя переговоры и получив положительный ответ, отсылает письмо с коммерческим предложением – и тут сделка срывается. Еще сложнее заинтересовать покупателя, которого вы даже в глаза не видели. Как написать предложение, перед которым невозможно устоять, рассказывает Евгения Абрамсон, консультант по управлению, тренер компании «Комплексные технологии управления».

Четыре «вы» и одно «мы»
СЕКРЕТ ФИРМЫ: В чем важность коммерческого предложения?
ЕВГЕНИЯ АБРАМСОН:
Недооценить его значение невозможно – это квинтэссенция предложения, которое один участник рынка (компания или частное лицо) делает другому. Все подобные письма можно разделить на два вида: рекламно-информационные и персонализированные. К первой группе относится всеми «любимый» спам и просто адресная рассылка с рекламой новой продукции. Ко второй – предложение для конкретного клиента по итогам состоявшихся переговоров или принятой заявки. Принципы их написания сильно разнятся.

СФ: В чем особенности каждого из двух типов?
ЕА:
Начнем с рекламно-информационного предложения. В этом случае главная задача – привлечь внимание адресата, пробудить интерес. Или хотя бы добиться, чтобы он не выкинул письмо в корзину сразу. У такого послания обязательно должен быть привлекательный заголовок. Хорошо, если непосредственно в начале письма есть какая-то «завлекалочка» для потребителя: интересная история, фраза и т. п.

СФ: Некоторые авторы рассылок любят эпатировать читателя. Насколько это эффективно?
ЕА:
Все зависит от того, к какой аудитории обращено предложение. Если к деловой, то эпатаж вряд ли будет верным шагом. Людей бизнеса лучше привлечь, скажем, интересной статистикой. А вот если вы предлагаете новый молодежный тариф, тут можно и «поиграть».

Недавно я получила рекламное письмо с заголовком «Раздень меня!». Оказалось, речь идет об отопительных системах. Прочитают такое сообщение наверняка, любопытство возьмет свое. Но будут ли работать потом с таким поставщиком? Не уверена. Формулировка несерьезная, на грани фола.

СФ: Какие еще правила привлечения клиента можно отметить?
ЕА:
Всегда стоит адресовать свое предложение определенной целевой аудитории. Иногда достаточно вставить в текст всего пару слов – и целевой потребитель почувствует, что письмо адресовано именно ему. Например, «работая шесть часов в неделю…» можно заменить на «студенты, работающие шесть часов в неделю…» и т. д. Кстати, считается, что слова «вы» и «ваше» должны встречаться в тексте примерно в четыре раза чаще, чем «мы» и «наше».

Прежде чем писать коммерческое предложение, четко выделите ваши конкурентные преимущества. Подумайте о товаре с точки зрения покупателя и задайте себе вопрос: а почему бы я купил это? Важно описать вашу услугу или продукцию с точки зрения не просто ее особенностей, но выгод для клиента. Хорошо бы добавить небольшие комментарии экспертов или предыдущих покупателей.

Используйте метафоры, сравнения – текст должен быть ярким, чтобы в голове потенциального покупателя возникали картинки. Пишите простым, понятным языком и не перегружайте письмо техническими терминами, если вы ориентируетесь на массовую аудиторию. Разделите объемный текст на части с собственными заголовками. Это сделает его более читабельным, а главное, постоянно будет поддерживать внимание и интерес потенциального клиента. Избегайте абзацев больше шести-семи строк.

В конце обязательно нужно указать срок действия вашего предложения, доходчиво объяснить, как можно сделать заказ и оплатить его. Закончить можно постскриптумом, где в очень сжатой форме вы повторите суть вашего предложения. Дело в том, что большинство людей сразу смотрят в конец страницы, чтобы узнать цены, поэтому обратят на него внимание.

Самое главное – грамотно стройте свой текст. Старайтесь писать коротко, просто и ясно. Избегайте нечетких формулировок, высокопарности. Подбирайте синонимы, чтобы сделать текст читабельным и красочным. Для наглядности вставляйте таблицы или диаграммы. Перечисления оформляйте в виде списка.

«Нужно знать сильные стороны, еще важнее понимать слабые»
СФ: Персонализированное предложение надо строить по другой схеме?
ЕА:
Конечно. Сначала необходимо собрать как можно больше информации о компании и о человеке, которому мы направляем предложение. Безусловно, наилучший вариант, если вы уже вели переговоры и обсуждали сделку при личной встрече с покупателем. Но запрос от него мог прийти и по факсу, с минимумом информации.

В персонализированном предложении надо ссылаться в первую очередь на выявленные потребности вашего клиента. Здесь надо правильно отработать полученную на переговорах (по телефону, e-mail и т. п.) информацию, понять конкурентные преимущества своего товара и грамотно связать их с потребностями покупателя.

При этом нужно учесть, что адресат вашего предложения – не обязательно тот человек, с которым вы общались лично. Если речь идет о продаже сложного продукта, например программного обеспечения, то скорее всего вы разговаривали с кем-то из ИТ-службы компании, но подписывать договор будет финансовый или генеральный директор. Нужно заинтересовать того, кого вы в глаза не видели.

Стоит посидеть и подумать, каковы мотивы каждой из «фигур сделки»: потребителя (пользователя) вашей продукции или услуги, финансового закупщика (того, кто будет решать, выделить ли деньги на покупку) и технического закупщика (который будет проверять качество продукции). Чтобы сделка произошла, надо понравиться всем троим.

Постарайтесь понять, чего хочет, скажем, финансовый закупщик – минимизации издержек или увеличения прибыли, и расставляйте акценты в зависимости от его приоритетов.

Необходимо знать сильные стороны вашей продукции – но еще важнее понимать слабые. Например, что делать, если вы проигрываете конкурентам по срокам поставки? Не надо использовать в коммерческом предложении слово «долго» или другие негативно окрашенные термины и обороты. Вместо этого можно указать, что сроки поставки не повлияют на конечную дату установки оборудования, поскольку ваша фирма может сделать монтаж быстрее, чем конкуренты.

СФ: А если я действительно проигрываю по каким-то параметрам и не могу их компенсировать?
ЕА:
Тогда надо постараться сместить акценты. Допустим, все предлагают два года гарантии, а вы только один. Что ж, можно привести в коммерческом предложении статистику обращений клиентов в службы сервиса, продемонстрировав, что увеличение срока гарантии на год не является значимым преимуществом.

СФ: Что еще необходимо продумать перед тем, как писать коммерческое предложение?
ЕА:
Важно определить главную цель планируемой продажи. Часто менеджеры не задумываются об этом. Не всегда выгодно в данный момент продать как можно больше и по самой высокой цене. Может, мы хотим выйти с «пилотной» серией продукции на ключевого – в будущем – потребителя? Тогда имеет смысл сильно снизить цену.

Начиная работу по созданию коммерческого предложения, составьте план. Обязательно определите для себя выгоды клиента от покупки. Когда вы продумали «стратегию» завоевания покупателя, можно начинать писать.

Текст делится на вступление, основную часть и заключение. Вступление должно содержать повод, по которому вы обратились к данной компании. Например, в случае «большого» предложения можно дать краткий анализ рынка, описать в двух словах текущую ситуацию клиента, а затем проследить взаимосвязь между тем, что происходит на рынке и в фирме потенциального заказчика, и возможностями вашего продукта. После чего даете краткую информацию о вашем предприятии с перечислением нескольких ключевых покупателей (желательно из отрасли клиента).

В основной части надо четко и понятно сформулировать выгоды покупателя от вашей продукции и только потом детально ее описать. Затем необходимо сообщить о цене и базовых условиях поставки.

В заключении расскажите, что необходимо сделать клиенту, если он примет решение приобрести товар (услугу).

Во всем тексте избегайте абстрактных слов и выражений. Не стоит говорить: «Вы быстро получите большую прибыль». Гораздо привлекательнее звучит такая фраза: «Уже через три месяца вы сможете заработать столько-то». Не «Мы даем клиентам скидку 5%», а «Вы получите скидку 5%».

Помните, что услуга менее ощутима и «прозрачна» для покупателя, чем товар, поэтому требует более тщательного описания.

«Лучше что-то не договорить»
СФ: Надо ли в коммерческом предложении сразу давать полную информацию о товаре – или лучше что-то оставить за кадром, чтобы заинтриговать потенциального клиента?
ЕА:
Это очень важный вопрос. Если написанию предшествовали переговоры, то предложение должно быть исчерпывающим. Другое дело, если перед этим вы только созванивались с клиентом или переписывались по электронной почте. В такой ситуации лучше что-то не договорить, оставить для обсуждения при личной встрече. При этом стоит учитывать рентабельность сделки: если заказ клиента практически не принесет прибыли, может быть, не надо тратить время на дополнительную встречу и лучше сразу писать все.

СФ: Что следует сообщить сразу?
ЕА:
Цены, хотя бы приблизительно – диапазон значений, принципы ценообразования. Уклончивость в данном вопросе только вредит, ведь это основная информация, которую клиент от нас ждет. Всегда следует сразу же оговорить и какую-то «персонализацию» – скидки и т. п.

СФ: Расскажите о наиболее распространенных ошибках в коммерческих предложениях.
ЕА:
Больше всего ошибок в рекламно-информационных предложениях. Часто мне встречаются неяркие, плохо структурированные тексты, в которых отсутствует акцент на выгодах покупателя. Составитель письма уходит в ненужные частности и пытается впихнуть всю возможную информацию о себе.

В персонализированных предложениях авторы почему-то часто ограничиваются только ценовыми факторами. При этом отсутствует какая бы то ни было «преамбула»: почему именно эта компания должна воспользоваться данной услугой или продукцией. Часто отсутствует также четкое описание выгоды от покупки, ссылки на прежних клиентов.

СФ: Следует ли в присланном предложении напомнить, о чем мы говорили с представителем фирмы на переговорах, если они были?
ЕА:
Нет, это надо сделать в сопроводительном письме. Как я уже говорила, бумагу будут читать несколько человек, а посторонним людям неинтересно, о чем и когда вы разговаривали.

СФ: Какое значение имеет должность адресата? Скажем, к кому лучше обращаться – к директору по финансам или к одному из его заместителей?
ЕА:
По правилам продаж, если мы работаем с этой компанией первый раз, то чем выше поднимемся, тем лучше. Если это уже наработанный партнер, то решение о покупке товара у вашей фирмы будет приниматься на более низком уровне. Это, естественно, сэкономит время. Если вы хотите предложить что-то новое (то, что эта фирма у вас еще не покупала), опять стоит заходить с самой верхушки.

СФ: Есть ли разница, как я перешлю письмо, с курьером или по почте?
ЕА:
Зависит от вашего покупателя. Если вы работаете с «молодой» фирмой, то лучше послать письмо по e-mail. Если же фирма-клиент находится в стадии «аристократизации», то ее руководству будет приятно получить предложение в красивом конверте с курьером. «Возраст» компании можно определить по внешним признакам: если там быстро принимаются решения, не заметна бюрократизация процессов, значит, ваш клиент «молод». Если, наоборот, налицо жесткая иерархия, сотрудники нередко пытаются избежать персональной ответственности, а решения принимаются долго – судя по всему, ваш партнер вступил уже в более «зрелый возраст».

СФ: Мы отослали предложение. Что нужно делать после этого?
ЕА:
Нужно обязательно отслеживать, что с ним происходит дальше. Это очень распространенная ошибка – пустить все на самотек. Для начала убедитесь, что письмо попало к адресату. Если предложение персонализированное, постарайтесь уточнить, когда вам дадут на него ответ. Подчеркните в разговоре, что заказчик может упустить те или иные выгоды, если будет слишком долго думать. Старайтесь периодически поддерживать связь с клиентом, чтобы вовремя скорректировать возникшие проблемы: предложить дополнительную скидку, прояснить возникшие вопросы. Если вы просто отправите предложение и пропадете, у клиента может найтись масса причин, чтобы не перезвонить вам. В конце концов, у вас же есть конкуренты.

Екатерина Кротова

Как профессионально отвечать на электронные письма (с примерами)

PEM 101 (часть 5): примеры профессионального ответа на электронные письма

Электронная почта является основным средством профессионального делового общения. Если написано плохо, вы можете потерять крупную перспективу. Если написано превосходно, вы легко превратите потенциальных клиентов в клиентов. Лично я заметил, что качество моих ответов обычно определяет, воспользуется ли клиент моими услугами или нет, и сколько клиент готов потратить.

По сути, ваши ответы на профессиональные электронные письма должны быть хорошо продуманными и тщательно подготовленными. Во многих случаях не рекомендуется мгновенно отвечать на электронные письма.

Прочитав профессиональное электронное письмо, дайте своему разуму время полностью переварить его и дать хорошие ответы.

Отвечая на деловые электронные письма, обратите особое внимание на тон ваших писем. Обычно это отражается в словах, которые вы используете для самовыражения.

Например, вместо

Пожалуйста, пришлите все отгрузочные документы на следующую партию лекарств.

… любезнее сказать,

Прошу выслать товаросопроводительные документы на следующую партию лекарств

Кроме того, всегда следите за тем, чтобы ваши письма были прямыми и понятными. С самого начала письма указывайте самую важную информацию. Письменная информация имеет тенденцию генерировать больше смысла, чем устная речь. Поэтому избегайте использования ненужных громких слов. Вместо этого сосредоточьтесь на информации, которую вы хотите передать в своих ответах, и убедитесь, что информация полная.

Различные способы профессионально отвечать на электронные письма

Существуют разные способы профессионально отвечать на электронные письма, в зависимости от того, что вы хотите сказать по электронной почте.Электронная почта для подтверждения получения электронной почты обычно является прямой и прямой, но большинство других ответов требуют тщательно продуманных ответов.

По сути, ответы на электронные письма обычно следуют обычной схеме написания профессиональных электронных писем. Возможно, вам придется начать с подтверждения последнего электронного письма, прежде чем отвечать на вопросы в электронном письме. На каждый вопрос следует отвечать в отдельном абзаце. Это поможет вам ответить на все вопросы, а также поможет получателю легко понять ваши ответы.Очень важно научиться всегда подтверждать получение электронных писем, если вы не можете ответить в течение 24 часов с момента их получения. Вы можете хранить шаблоны для профессионального подтверждения электронных писем в своих «готовых ответах», если вы используете Gmail.

Написание профессиональных ответов по электронной почте – примеры
Простое письмо-подтверждение может выглядеть так:

Уважаемый мистер Уильямс:

Благодарим вас за вопрос о нашем новом корпоративном приложении для маркетинга по электронной почте.Член команды свяжется с вами завтра и подробно расскажет о продукте, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

Еще раз спасибо за ваш запрос.

С уважением,

Джеймс Бертон

Вот более подробное письмо-подтверждение:

Уважаемый мистер Гейт:

Спасибо за заказ 25 DVD. Мы отправим их в течение следующих 3 дней.

Однако, прежде чем мы отправим их, нам нужно знать тип пакета, который вы предпочитаете.Пожалуйста, посетите страницу вашего заказа и выберите ваши предпочтения. Если у вас есть какие-либо вопросы, позвоните нам по телефону +2348035290896. К вам сразу же приедет служба поддержки клиентов.

Еще раз спасибо за ваш заказ. Мы с нетерпением ждем ваших последних инструкций.

С уважением,

Джеймс Ной

Вот профессиональный ответ на запросы по электронной почте для получения информации

Уважаемая госпожа Абике:

Спасибо за вопрос о программном обеспечении электронной почты, рекламируемом в моем блоге.Каждое из перечисленных программ уникально работает на разных платформах. Прежде чем я порекомендую конкретный, я хотел бы узнать немного больше о вас и ваших потребностях:

1. Каким бизнесом вы занимаетесь? Вы работаете не по найму, менеджер или владелец бизнеса?

2. Будете ли вы использовать программное обеспечение на мобильном устройстве или компьютере? Ваш компьютер Mac или PC?

3. Какие электронные письма вы отправляете чаще всего? Являются ли они ответами на вопросы клиентов, деловой информацией или просто электронными письмами для членов команды?

Еще раз благодарю вас за интерес к покупке программного обеспечения электронной почты, рекламируемого на моем сайте.Надеюсь, вы найдете их подходящими для нужд вашего бизнеса.

Сердечно,

Айо

Вот профессиональный ответ по электронной почте на запрос материалов

Уважаемый господин Кинкар:

Найдите в приложении запрошенный вами курс электронного маркетинга. Как я сказал на своем веб-сайте, я буду время от времени присылать обновленные версии курса. Убедитесь, что вы внимательно изучили первую главу курса. Это обеспечит прочную основу, на которой будет основываться вся остальная информация в курсе.

Я надеюсь, что ваши кампании по электронной почте уже приносят хорошие результаты. Дайте мне знать, если я могу быть полезным в любом случае.

С уважением,

Джеймс Блант

Заключение

Всегда поддерживайте сердечный тон в своих электронных письмах, если вы хотите получить положительные ответы. Как я уже говорил ранее, подождите некоторое время, прежде чем отвечать на профессиональное электронное письмо; это лучший способ минимизировать ошибки.


«Вложенное Пожалуйста, найдите» означает, что вы его потеряли

Сандра написала сегодня, спрашивая о выражении «вложенное, пожалуйста, найдите»:

В 1988 году я посещал занятия по написанию деловых писем, и мне сказали НИКОГДА не говорить «вложено, пожалуйста, найдите», потому что это избыточно! Я вижу корреспонденцию от юристов с использованием «в приложении, пожалуйста, найдите.» Как автор письма, вы говорите «прилагается», ТАК ЗАЧЕМ вы снова говорите, ПОЖАЛУЙСТА, НАЙДИТЕ?? Это не имеет смысла.

Хороший вопрос, Сандра! Вот краткий ответ:

Используйте «пожалуйста, найдите», только если вы что-то потеряли и хотите, чтобы ваш читатель нашел это.

Как и Сандра, я бесчисленное количество раз встречала фразы «прилагается, пожалуйста, найдите» и «прилагается, пожалуйста, найдите» в чужих письмах. Когда я впервые работал в офисе в колледже, люди писали: «Прилагается , а , пожалуйста, найдите.» Это были мучительно многословные годы. 

У нас есть много вариантов, чтобы заменить эти ненужные многословные фразы:

  • Вот. . .
  • Прилагаются . . .
  • Прилагается . . .
  • Мы вложили . . .
  • я прикрепил . . .
  • Прилагаемое предложение включает . . .
  • В прилагаемом документе показано . . .
  • Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой схемой. . .
  • Прилагаемая таблица охватывает .. .
  • Пожалуйста, используйте прилагаемый конверт для . . .

Вам может быть интересно, требуют ли юридические документы соблюдения формальностей, которые передают только фразы «прилагаются, пожалуйста, найдите» и подобные им фразы. Что ж, эксперт по юридическому письму Брайан Гарнер называет «пожалуйста, найдите прилагаемые» и тому подобные фразы «архаичным валежником».

Гарнер отмечает, что такие фразы осуждаются в деловых текстах с конца 1800-х годов. В своем HBR Guide to Better Business Writing, он цитирует текст 1880 года, в котором человек по имени Ричард Грант Уайт писал: «Мне кажется, что более нелепого использования слов и быть не может.»

Вот твой ответ, Сандра. Повторим интонацию и уверенность Ричарда Гранта Уайта: «Более нелепого употребления слов, кажется, и быть не могло».

Вы все еще встречаете в своей работе фразы «пожалуйста, приложите» и другие старомодные фразы? Не стесняйтесь поделиться своим разочарованием здесь.

Вы хотите, чтобы кто-то редактировал или вычитывал ваши деловые сообщения, чтобы убедиться, что они кратки и правильны? Получите мгновенное предложение по вашему проекту от моего партнера Scribendi.Они предоставляют отличные, быстрые услуги по корректуре и редактированию по разумным ценам.

Линн
Обучение синтаксису

 

См. вложение — BusinessWritingBlog

Джонатан из Калифорнии написал мне на прошлой неделе, задав и затем ответив на свой вопрос. Мне нравится, когда читатели такие эффективные!

Вот с чем столкнулся Джонатан:

Сегодня искал ответ на свой вопрос о корректности термина «пожалуйста, смотрите вложение», но поста об этом не нашел.Итак, я пишу, чтобы спросить вас, но, подумав еще немного, я думаю, что знаю ответ. Несмотря на то, что люди постоянно используют этот термин (по крайней мере, в моей отрасли), это неполное предложение, и его следует избегать. На ввод «пожалуйста, посмотрите прикрепленный документ (или электронную таблицу, предложение и т. д.)» уходит на несколько секунд больше времени, но это правильно.

Я согласен, Джонатан. «Пожалуйста, смотрите вложение» звучит неполным.

Людям, которые непрерывно отправляют текстовые сообщения или электронные письма, эта фраза может показаться эффективной.Но я предлагаю повысить эффективность с помощью более энергичных и целенаправленных предложений, таких как:

.

На прилагаемой диаграмме показано . . .
Прилагаемая электронная таблица содержит файлы . . .
Когда вы просмотрите прикрепленное предложение, вы заметите . . .
Как и обещал, прикрепил исправленное . . .
Пожалуйста, дайте мне знать, если прикрепленный черновик . . .

«Пожалуйста, см. приложение» просто слишком скучно и неточно. Мы не хотим, чтобы наши читатели «видели» вложение.(Я «вижу» стопку бумаг на моем столе, но мой следующий шаг – спрятать ее в ящик для документов.)

Мы хотим, чтобы наши читатели просматривали, улучшали, одобряли, сохраняли, пересылали или рекомендовали его, а не «видели».

Мы также не хотим, чтобы они его нашли. (Он не потерян и не спрятан, не так ли?) Так что «Пожалуйста, найдите прикрепленный файл» не является улучшением.

Прикреплены ли сотрудники вашей организации, например Джонатана, к фразе «Пожалуйста, смотрите прикрепленные файлы»? Возможно, вы можете попросить их рассмотреть этот пост в блоге.

Линн
Посетите мой сайт www.http://www.syntaxtraining.com.

 

Как ответить на электронное письмо с запросом информации

В профессиональной организации вам может быть отправлено электронное письмо с просьбой предоставить какую-либо информацию от вашего начальника, начальника или другого отдела. Помните, что это профессиональная настройка, поэтому ваш ответ должен быть профессиональным. И одним из самых профессиональных способов общения в официальной среде является электронная почта или телефонный звонок.

При написании ответного письма вам необходимо просмотреть подробности о письме, которое было отправлено вам, и о том, что вас спрашивает отправитель.

Затем изучите любую дополнительную информацию, которая может помочь человеку, обратившемуся с просьбой. Затем приступайте к написанию четкого электронного письма, отвечающего запросам из исходного письма. Когда вы пишете свой ответ, следите за тем, чтобы ваш тон был дружелюбным, вежливым и информативным, чтобы ваш получатель получил необходимую информацию.

Советы по ответу на электронное письмо с запросом информации

1. Начните с теплого, вежливого и официального приветствия

В профессиональной электронной почте всегда открывайте свое письмо формальным и вежливым приветствием, например «Уважаемый», за которым может следовать имя получателя.

Лучше обращаться к человеку напрямую, чем использовать что-то общее. Избегайте обращения типа «Для кого это может иметь значение», поскольку это может звучать так, будто вы плохо выполняете свою работу, а также выглядит непрофессионально. Обращение к человеку по имени показывает, что вы не торопитесь и немного изучите запрос.

Хорошее эмпирическое правило — адресовать письмо тем же именем и тем же заголовком, которым человек подписал свое письмо. Например, если они подписали свое письмо «Епископ Эндрюс», то откройте свое письмо словами «Дорогой епископ Эндрюс.”

В ситуации, когда вы не знаете человека лично, вы можете использовать титулы Мистер, Миссис или Мисс, за которыми следует фамилия человека. И если у человека есть известное звание, такое как профессор или доктор, вы можете использовать те, за которыми следует фамилия человека.

2. 

Укажите Причина вашего ответа

В первом предложении должно быть указано, что вы отвечаете на запрос читателя. Это даст читателю понять, что его письмо было получено и обработано.Вы также можете указать цель вашего письма.

Например,

  • «Это письмо является ответом на ваш запрос информации о нашем продукте доставки в Gizmo Grocery».
  • «Я пишу в ответ на ваш запрос информации о юридических документах Artemis».

Если вы не являетесь первоначальным получателем электронного письма, укажите, откуда вы получили письмо. Например, вы можете сказать: «Наш отдел логистики переслал мне ваше электронное письмо с запросом списка наших продуктов для доставки.”

3. Адресация запроса получателя

После открытия и введения начните новый абзац и начните отвечать на запрос получателя. Отвечайте на каждый вопрос или проблему как можно более подробно и кратко. В ситуации, когда информация, которую вы должны предоставить, является длинной, вы можете включить документ (pdf, word, изображения или видео), который лучше всего описывает информацию, которую запрашивает получатель. Убедитесь, что вы указали свои вложения в своем письме.

Например, вы можете написать:

  • Artemis Digital Solutions предлагает две услуги.Маркетинг в социальных сетях (SMM) и поисковая оптимизация (SEO). Наш маркетинг в социальных сетях будет полезен для вашего онлайн-бизнеса. Для маркетинга в социальных сетях мы предлагаем (краткое описание), в то время как SEO больше (краткое описание).
  • Мы доставляем несколько продуктов в продуктовый магазин Gizmo, и я приложил документ в формате pdf, содержащий различные категории и продукты, которые будут предлагаться.

4. Сообщите получателю, если вы не можете выполнить запрос

Не все запросы могут быть удовлетворены или выполнены.Поэтому, если вы не можете выполнить просьбу человека в силу определенных обстоятельств, сообщите ему об этом. Иногда вы можете не знать ответ на запрос, или информация является частной или ограниченной. Не ходите вокруг да около по этому поводу.

Дайте получателю четкий и прямой ответ на его вопрос. Убедитесь, что вы вежливы, когда делаете это, чтобы у получателя не сложилось неправильное мнение.

Всегда используйте вежливый и понимающий тон, когда отклоняете просьбу, и убедитесь, что вы указали достаточную причину, по которой вы не можете этого сделать.

Например, « Извините, я не могу выполнить этот запрос. Документ, который вы запрашивали, является конфиденциальным документом, и мы не можем его опубликовать без надлежащего разрешения». Возможно, если вы найдете поручителя, мы сможем что-нибудь придумать».

Если получатель не предоставил достаточно информации о запросе, сообщите об этом получателю.

Например,  «Чтобы дать вам лучший ответ на ваш запрос, мне потребуется дополнительная информация о конкретном документе, который вы запрашиваете.Возможно, вы можете написать мне по электронной почте название документа и год его выдачи».

Бывают случаи, когда вы не можете предоставить запрошенную информацию. Важно ответить на письмо, чтобы ваша компания по-прежнему звучала отзывчиво и заботливо.

например: «Я обыскал весь литературный отдел нашей библиотеки, но не смог найти книгу, которую вы просили. ответы. Мне искренне жаль, что я не смог помочь».

5. Поблагодарите получателя за письмо.

Всегда благодарите человека за письмо или обращение к вам или вашей компании. Поблагодарив их, вы показываете, что цените их время и усилия. Смогли ли вы помочь им с их просьбой или нет, скажите спасибо. Это поможет вам оставаться в хороших отношениях с писателем.

Примеры:

  • Спасибо, что обратились в продуктовый магазин Gizmo.
  • Благодарим за обращение в отдел кадров по поводу этих юридических документов.

6. Закройте письмо

Закройте письмо, добавив дополнительную информацию. Например, вы можете написать что-то вроде: «Если у вас есть какие-либо другие вопросы, свяжитесь со мной прямо по этой строке» или «Если вам нужна дополнительная информация о нашем продукте, посетите наш веб-сайт.

Кроме того, закончите официальным завершением, например, «С уважением», за которым следует ваше имя. Если вы работаете в коммерческой организации, напишите свою должность под своим именем.

Образец ответа на электронное письмо с запросом информации

ОБРАЗЕЦ 1.

Тема: Запрос информации.

 Уважаемый господин Марк!

Я пишу это письмо в ответ на ваш запрос информации о нашем продукте доставки в Gizmo Grocery.

Мы доставляем в Gizmo несколько продуктов, включая специи, овощи, рис, макаронные изделия, мясо, морепродукты, крупы, продукты для завтрака, супы, консервы, масла, соусы, приправы и многое другое.

Я приложил документ в формате pdf, содержащий различные категории и продукты, которые мы предлагаем и доставляем в продуктовом магазине Gizmo по доступной цене.Мы надеемся, что эта информация поможет вам выбрать продукт, который вы хотите, чтобы мы доставили к вам домой. И если есть какие-либо дополнительные запросы, вы можете связаться с нами, используя этот же адрес электронной почты.

Искренне,

Марк Пейн. 

ОБРАЗЕЦ 2

Тема: Запрос книги.

 Уважаемый профессор Мэтью!

Я пишу это письмо в ответ на ваш запрос о научно-популярной книге под названием «Все во всем», написанной Маримой Ди в нашей Архивной библиотеке.

Прочесав всю нашу литературную и архивную сессию, я с ненавистью должен сообщить вам, что мы не смогли найти книгу, которую вы просили.Это связано с тем, что в книге, как сообщается, содержится плагиат, который подвергался критике со стороны различных ученых и авторов. Поэтому нам пришлось снять его с наших полок.

Приносим извинения за неудобства и, возможно, если у вас есть на примете еще одна книга об африканской культуре, мы будем готовы снизить цену на 50%.

Спасибо, что связались с Архивной библиотекой, мы надеемся услышать от вас в ближайшее время.

Искренне,
Питер Чейн. 

ОБРАЗЕЦ 3

 Уважаемая миссис Джоли!

Я пишу это письмо на основании запрошенных вами юридических документов о коммерческой сделке с M&B Electronics.Обратите внимание, что мы имеем дело с электроникой M&B в течение последних 10 лет, поэтому вам необходимо указать конкретный документ.

Возможно, вы можете помочь мне, сообщив мне тип транзакции и дату транзакции, так как это ускорит процесс и позволит вам получить документ вовремя. Между тем, я отправил вам последний документ о транзакции за последние шесть месяцев в надежде, что это поможет. Если нет, пожалуйста, предоставьте мне более конкретную информацию.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть дополнительные вопросы.Буду рад ответить на них.

Искренне,

Кларк Кэссиди

Начальник юридического отдела. 

Заключение

Электронная почта остается одним из лучших способов общения в профессиональной среде, поэтому ваша электронная почта должна быть вежливой и профессиональной. Откорректируйте и проверьте наличие грамматических ошибок и убедитесь, что вы прикрепили формат (pdf или word), чтобы ваш получатель мог их просмотреть.

8 фраз, из-за которых ваши деловые письма могут показаться устаревшими

Рабочее место постоянно развивается, и на пенсию приходят новые поколения.Для многих специалистов, оказавшихся между этими двумя возрастными группами, важно адаптироваться к новым стилям работы. Поколение миллениалов усложнило это еще больше. Были сообщения о том, что некоторые миллениалы не так быстро адаптируются к новым условиям работы, а скорее ожидают, что бизнес изменится, чтобы удовлетворить их потребности. Некоторые говорят, что воодушевление молодых поколений является ключом к их мотивации.

Совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок, а также других проблем с письмом на всех ваших любимых веб-сайтах.

Миллениалы также привносят новую энергию в деловой мир. По мере того, как профессионалы приспосабливаются, они быстро понимают, что важно не выделяться, используя устаревшие формулировки в своих электронных письмах и других письменных сообщениях. Если вы пытаетесь привлечь клиента или общаться с членом команды, вот несколько терминов, которых следует избегать, если вы хотите выглядеть актуально.

согласно вашему запросу

«Согласно вашему запросу» звучит формально и грамматически неверно, несмотря на то, что оно использовалось в бизнесе на протяжении многих лет.Его время пришло и прошло. Вместо этого замените его на «Как вы просили», что говорит о том же, но гораздо более доступным и простым способом.

С уважением

Когда-то вы и не думали заканчивать деловое письмо без слов прощания, таких как «С уважением», «С уважением» или «С уважением». По сей день некоторые традиционалисты до сих пор заканчивают деловое общение таким образом, даже если это общение происходит по электронной почте. Эти люди, возможно, не заметили, что большинство людей вообще не используют прощание.Среди тех, кто это делает, такие подписи, как «С наилучшими пожеланиями», предпочтительнее очень устаревшего «Искренне ваш». Хотя в последние годы слово «cheers» стало популярным, некоторые профессионалы считают его слишком претенциозным, если только вы не британец.

Закрытый

Если вы отправляете кому-то пакет по почте и что-то вложили, уместны слова «вложено, пожалуйста, найдите». Если вы пересылаете что-то в виде вложения в электронном письме, слово, которое вы ищете, будет «прикреплено».Вместо того, чтобы формально сказать «прилагается, пожалуйста, найдите», скажите более тепло и дружелюбно: «Я приложил».

Позвони мне

Это может быть придирчиво, но миллениалы, как правило, не так привязаны к голосовым звонкам, как их старшие коллеги. Примерно в 2007 году текстовые сообщения стали предпочтительным способом общения по телефону, а это означает, что младшие члены вашей команды с большей вероятностью будут общаться с вами через Slack или какую-либо другую платформу, чем использовать свой смартфон для фактического звонка. Вместо этого просто скажите «свяжитесь со мной», и пусть другой человек сам решит, какой способ связи он предпочитает.

Сломанная запись

Винил, возможно, снова в моде, но многие миллениалы на сегодняшнем рабочем месте выросли на компакт-дисках и DVD. Если вы скажете им, что что-то «похоже на побитый рекорд», они с большей вероятностью вызовут в воображении образ чемпионов-победителей спортивных рекордов, чем тот тип рекорда, который был пропущен. Чтобы сообщить, что кто-то повторяется до отвращения, просто скажите об этом и пропустите клише.

Мой Плохой

Этот термин был популяризирован в 90-х годах. Вам может показаться, что 90-е были всего несколько лет назад, но для двадцатилетних опыт услышать «мой плохой» эквивалентен тому, что вы почувствовали, когда услышали, как ваши родители сказали «круто».

Что касается меня, то я помню, когда «моего бада» еще не существовало, и мне очень не нравилось, насколько он стал популярным. Сделайте себе одолжение. Просто скажите: «Прости». Вы не только избежите использования устаревшей фразы, она также будет казаться более искренней и, возможно, даже более разумной.

Интерсети

Есть несколько терминов для Интернета, которые потеряли популярность по мере того, как технологии становились все более изощренными. Ссылаясь на сеть как на межсетевые сети или всемирную паутину, вы будете встречаться.При указании веб-адреса вы также должны убрать «www», так как его тоже стало меньше. Если вы произносите «http» как часть URL-адреса, вы выходите за рамки того, что выглядите устаревшим, и вместо этого звучите так, как будто вы понятия не имеете, о чем говорите.

Работа с девяти до пяти

В течение многих лет рабочая неделя выходила далеко за рамки с девяти до пяти, и многие работники приходили каждый день в восемь утра. У миллениалов эта фраза также вызывает беспокойство, поскольку многие работники теперь предпочитают гибкий график работы.Вместо этого обращайтесь к штатным работникам как к «наемным работникам», если вам нужен ярлык для них.

Письменное общение необходимо для общения с коллегами, особенно сейчас, когда многие работники стараются избегать разговоров по телефону. Переосмыслив некоторые слова, которые вы используете, и заменив их более продуктивными альтернативами, вы сможете лучше общаться со своими более молодыми коллегами и клиентами.

Журналист и консультант по цифровым технологиям Джон Бойтнотт 20 лет работал на телевидении, в печати, на радио и в интернет-компаниях.Он является советником в StartupGrind и писал для BusinessInsider, Fortune, NBC, Fast Company, Inc., Entrepreneur и Venturebeat. Вы можете найти его в Твиттере здесь.

Написание делового письма – english-at-home.com

В некоторых ситуациях лучше написать деловое письмо, чем электронное. Если вам нужна постоянная запись того, что вы пишете, или если вы пишете в официальной ситуации, лучшим выбором будет письмо. Например, вы, вероятно, написали бы заявление об увольнении вместо электронного письма.

Структура делового письма

Деловые письма часто содержат следующие элементы:

— Стандартное приветствие (например: Уважаемый господин / госпожа)

– ссылка на предыдущий контакт или причина написания письма
В этом первом абзаце скажите, почему вы пишете письмо. Используйте предложение, которое относится к предыдущему контакту, например, к предыдущему письму или телефонному звонку. Или используйте объективное предложение, чтобы сказать, почему вы пишете: чтобы подтвердить, уточнить или узнать о чем-то, например.

– (Предыстория письма.)
Это необязательный абзац, который дает вашему читателю дополнительную информацию для ознакомления с предметом письма.

— Основная мысль или идея

— Дополнительные баллы

– Просьба о действиях / ссылка на будущее
В последнем абзаце делового письма закройте предложение о дальнейшей помощи или попросите о дальнейших действиях.

– Стандартное закрытие (Например: С уважением)

Фразы и образцы делового письма

Вот несколько полезных фраз для каждого раздела вашего делового письма:

Справка

«В связи с вашим письмом я…»
«В ответ на ваше письмо могу подтвердить…»
«В отношении вашей записки я…»
«По итогам нашего телефонного разговора я….».
«Пишу по вашему запросу».
«Спасибо за письмо от…»

Ответ на запрос

«Как вы и просили, прилагаю брошюру о наших приключенческих каникулах».
«Как вы и предложили, я посылаю вам свое резюме».
«В ответ на ваш запрос прилагаю информацию, которая, надеюсь, будет вам полезна».
«Как и обещал, посылаю вам…»

Установление контекста

«Ваше имя мне сообщил (источник)»
«Мой коллега Эван Джонс предложил мне написать вам по поводу…»
«Мне посоветовали связаться с вами по поводу вашего полиса по страховым случаям.
«Я менеджер по маркетингу компании по поисковой оптимизации, и я пишу вам, чтобы узнать, заинтересована ли ваша компания в продвижении…»

Ссылка на что-то известное вашему читателю

«Как вы, возможно, уже знаете/слышали, Производственное подразделение объединяется с…»

Спасибо

«Спасибо за ваше письмо, в котором вы спрашивали о…»
«Спасибо за совет относительно…»
«Пишу, чтобы поблагодарить вас за помощь.

Информирование

«Нам стало известно, что…»
«Я пишу, чтобы сообщить вам, что…»
«Доводим до вашего сведения, что…»
«Я пишу, чтобы сообщить вам, что…»

Подтверждение

«Я пишу, чтобы подтвердить…».
«Я хотел бы подтвердить…».

Обращение за информацией или советом

«Я пишу, чтобы узнать о…».
«Мне было бы интересно получить дополнительную информацию о…».
«Не могли бы вы дать мне необходимые сведения о…?»
«Был бы признателен за совет по поводу…»
«Был бы признателен за совет по поводу…»

Объяснение и уточнение

«Я пишу, чтобы объяснить…»
«Я хотел бы уточнить некоторые моменты, касающиеся…»
«Я хотел бы воспользоваться этой возможностью, чтобы уточнить…»

Предложение или совет

«В ответ на ….. Можем ли мы предложить вам связаться с …».
«Что касается вашего запроса о …, мы советуем вам …»
«Мы хотели бы посоветовать всем нашим клиентам …»

Корпус

«Пожалуйста, найдите приложенное…».
«Прилагается…»
«Прилагается…»
«Прилагается…»
«Прилагаю…»
«С удовольствием прилагаю…»

Извинения

«Пожалуйста, примите наши извинения за это недоразумение».
«Мы приносим извинения за нашу ошибку и хотели бы воспользоваться этой возможностью, чтобы заверить вас, что это больше не повторится.
«Надеемся, что это недоразумение не доставило вам слишком много неудобств».

Обращение к встрече

«Жду встречи с вами в…»
«Жду встречи с вами в…»
«Был бы рад договориться о встрече с вами».

Запрос о действии

«Был бы признателен, если бы этот вопрос разрешился…»
«Был бы признателен за дополнительную информацию о…»
«Был бы признателен за дальнейшие советы.»
«Буду признателен, если вы пришлете мне…»

Предложение помощи

«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если я могу быть вам полезен».
«Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по…»
«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне снова, если я могу быть вам полезен».

Выражение срочности

«Поскольку этот вопрос является срочным, мы будем признательны за быстрый ответ».
«Мы будем рады услышать от вас как можно скорее.
«В связи со срочностью ситуации, я был бы признателен за ваш совет как можно скорее».

Также ознакомьтесь с разделами «Как написать электронное письмо» и «Как начать и закончить деловое письмо или электронное письмо».


Деловые письма

Начать викторину

Ваш ответ:

Правильный ответ:

Далее

Вы получили {{SCORE_CORRECT}} из {{SCORE_TOTAL}}

10 способов сказать: «Я свяжусь с вами как можно скорее»

Нередко в сфере обслуживания клиентов и операциях оказывается, что вы не можете немедленно ответить на запросы клиентов.Тем не менее, важно сказать: «Я свяжусь с вами как можно скорее», чтобы это не звучало грубо и не отмахивалось от их просьбы.

Вот несколько рекомендаций, которым следует следовать при настройке ответа. Когда дело доходит до сообщений такого типа, лучше быть кратким и приятным, поэтому вам не нужно каждый раз использовать каждый совет из этого списка. Посмотрите, какой из них подходит лучше всего, и примените его к своему ответу:

  • Укажите временную шкалу : Никто не любит оставаться в подвешенном состоянии.Поэтому предложите разумные сроки для вашего ответа, чтобы клиенты не чувствовали, что их запрос остался без ответа. Установив временную шкалу, вы также можете избежать нетерпеливых сообщений от разочарованных клиентов.
  • Используйте позитивный язык : Сохраняйте положительное взаимодействие, говоря утвердительно или ободряюще. Сообщите клиентам, что вы признаете их вопросы или опасения и что они у вас на уме, даже если вы не можете сразу ответить.
  • Предложите альтернативу : Если возможно, предложите своим клиентам альтернативный источник информации, к которому они могут получить доступ, пока вы не ответите.Независимо от того, является ли эта альтернатива форумом пользователей или страницей часто задаваемых вопросов, обязательно повторите, что вы по-прежнему будете помогать им лично, когда будете доступны. Они даже могут решить проблему самостоятельно.
  • Держите слово : Это само собой разумеется, но если вы говорите, что вернетесь к ним, сделайте это. Неотвеченные запросы или невыполненные обещания могут привести к плохим отзывам, потере клиентов и негативному имиджу бренда. С другой стороны, отличное и быстрое обслуживание клиентов — один из лучших способов привлечь ваших клиентов и сделать их счастливыми.
Экономьте время на повторяющемся наборе текста!

Сохраняйте текстовые шаблоны и вставляйте их куда угодно с помощью сочетаний клавиш.

Как сказать клиенту «Я свяжусь с вами как можно скорее»

  • Сообщите клиенту о принятых мерах. Упомяните соответствующую команду или отдел и укажите сроки ответа. Если они увидят, что вы работаете над их проблемой, они будут терпеливее ждать ответа.

Я свяжусь с вами как можно скорее 1

Я передал этот вопрос нашей команде.У них должен быть ответ {formtext: name=e.g. 21:30; cols=11}, но я обязательно сообщу вам, как только получу ответ.

_

  • Будьте вежливы и поблагодарите их за понимание. Сообщите своему клиенту, что вы предприняли необходимые шаги для расследования этого вопроса и что вы свяжетесь с ним как можно скорее.

Я свяжусь с вами как можно скорее 2

Спасибо, что обратили мое внимание на это. Я изучаю проблему и скоро дам вам ответ.

_

  • Этот ответ имеет более серьезный тон. Используйте его, если вы имеете в виду проблему неправомерного поведения или аналогичный случай.

Я свяжусь с вами как можно скорее 3

Я понимаю ваши опасения и сейчас изучаю этот вопрос. Будьте уверены, что я свяжусь с вами как можно скорее.

_

  • Если вы получили дополнительное электронное письмо от своего клиента, но еще не решили его проблему, важно сообщить ему, что дело все еще находится в процессе.Скажите им, что вы не забыли об этом, и вы будете держать их в курсе.

Я свяжусь с вами как можно скорее 4

Спасибо за внимание! Я еще не получил обновления по этому вопросу, но я буду держать вас в курсе любых важных событий.

_

  • Чуть менее формальный ответ. Он дает обновление, временную шкалу и заверение, и все это в двух коротких предложениях.

Я свяжусь с вами как можно скорее 5

Я сейчас работаю над вашим делом и должен получить ответ к {formtext: name=time; столбцы=5}.Я буду держать вас в курсе!

_

  • Иногда несколько агентов по обслуживанию клиентов могут выполнять запрос клиента. Убедитесь, что они знают, что вы поняли контекст. Не заставляйте их повторять свою историю снова и снова.

Я свяжусь с вами, как только будет возможно 6

Я прочитал весь разговор и близок к тому, чтобы найти для вас решение. Мы ценим Ваше терпение. Я свяжусь с вами с ответом до {formtext: name=time; столбцы=5}.

_

  • Проявите признательность за то, что привлекли ваше внимание. Будьте позитивны и сдержите свое обещание о быстром ответе.

Я свяжусь с вами как можно скорее 7

Отличный вопрос! Я посмотрю на это прямо сейчас и дам ответ для вас как можно скорее.

_

  • Возможно, у вас нет ответов на все вопросы. Будьте честны с клиентом и управляйте его ожиданиями. Даже если вы не можете ответить на их вопрос, они оценят ваши усилия и ответ.

Я свяжусь с вами как можно скорее 8

Я был бы рад помочь, но я не уверен, что смогу предоставить немедленное решение, поскольку мы не сталкивались с этой ошибкой раньше. В любом случае, я вернусь к вам с более подробным ответом до {formtext: name=time; столбцы=5}.

_

  • Если у вас слишком много еды, просто сообщите об этом. Важно заверить их, что вы думаете об этом и что ответ будет готов, как только вы сможете.

Я свяжусь с вами как можно скорее 9

Спасибо, что обратили на это наше внимание! Наша команда инженерной поддержки полностью забронирована на день, но ваш запрос был приоритетным внутри компании, и я свяжусь с вами как можно скорее.

_

  • Если вы уверены, что сможете найти решение, будьте уверены в своем ответе.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.